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Secrétariat administratif et pédagogique F/H
| DATE DE PUBLICATION | 15/02/2023 | TYPE DE CONTRAT | CDD, Contractuel, Titulaire | |
| RECRUTEUR | SORBONNE UNIVERSITE | CATÉGORIE | B | |
| LIEUX DE TRAVAIL |
PARIS | SALAIRE |
Non communiqué | |
| CODE POSTAL |
75005 | VALABLE JUSQU'AU |
15/04/2023 |
Poste
Poste à pourvoir dès que possible.
Fonctions : Secrétariat administratif et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : ITRF
BAP : J
Mission :
Dans ce contexte, et en appui des responsables de parcours, le ou la secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques du parcours Réseaux (M1 et M2 initial: 100 étudiants, M1 alternance : 30) : candidatures, inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements. Il/Elle accueille et informe les étudiants inscrits dans ses parcours, il/elle reçoit les enseignants intervenant dans les formations. Pour atteindre ses objectifs avec le reste de l’équipe, il/elle se coordonne avec les autres services de l’Université et avec le CFA pour l’organisation des formations. Bien que chaque secrétaire gère ses propres formations, le travail en équipe est indispensable pour une bonne cohésion et harmonisation des pratiques.
Activités principales :
- Accueil et information des étudiants : site internet, mail, téléphone
- Gestion des dossiers de candidature des étudiants (eCandidat, Campus France)
- Gestion de l'inscription administrative des étudiants (Apogée)
- Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)
- Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignants
- Gestion des unités d’enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenants
- Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys
- Gestion et pré-contrôle des conventions de stages. Suivi administratif et organisation des soutenances
- Collecte, enregistrement et présentation d’informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l’université
- Participation aux évènements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme)
- Travail en groupe sur des projets visant à l’amélioration du service rendu
Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l’évolution de l’organisation du master et des impératifs de service.
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
- Accepter des contraintes d’horaires adaptées à l’accueil des usagers et aux périodes de fortes activités.
- Travail exceptionnellement en soirée ou le samedi lors d’évènements particuliers (remise de diplômes par exemple).
- Congés en fonction de l’activité du master : semaines de congés imposées lors des fermetures du service.
Profil
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la Faculté de Sciences et d’Ingénierie
- Réglementation applicable au domaine de la scolarité
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels de gestion du domaine (eCandidat, Apogée, Moodle), les logiciels de bureautique (type word, excel) et de messagerie électronique
- Savoir s’adapter facilement aux outils numériques maison : DBUFR, Candyweb
- Prendre en compte les demandes de sa hiérarchie et y répondre de manière appropriée
- Proposer des solutions pour les problématiques qui relève de sa compétence
- Savoir travailler en autonomie : planifier son activité, hiérarchiser ses activités, parfois dans l’urgence
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Respecter et faire respecter la règlementation
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Rechercher l’information, la vérifier, la partager
- Travailler en équipe
Savoir être :
- Bon relationnel avec les usagers (étudiants), les enseignants, les collègues
- Disponibilité, réactivité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels et à de nouvelles méthodes de travail
- Rigueur dans le maintien à jour et en cohérence des données et dans le suivi des tâches à réaliser
- Autonomie dans le travail : savoir situer son travail dans un planning général et s’assurer par soi-même de réaliser les tâches en temps et en heure, savoir anticiper, aller chercher l’aide si nécessaire
- Méthode dans l’organisation de son travail et la réalisation des tâches demandées
- Aptitude et goût pour le travail en équipe
Employeur
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Localisation (Direction/service) : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris
Présentation de la Direction :
Le département de formation de Master Informatique fait partie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Il est rattaché à l’UFR Ingénierie (919).
La direction du département est assurée par un directeur secondé par un ou deux directeurs adjoints, chargés plus spécifiquement des Etudes et des Moyens, et par un ou une responsable administrative.
Présentation du service :
Le département de Master Informatique assure la gestion pédagogique et administrative du master mention informatique. Il accueille environ 800 étudiants répartis sur 12 parcours dont plusieurs proposent des formations en alternance ou des formations internationales.
La gestion du master est assurée par une équipe de 7 secrétaires administratives et pédagogiques placées sous l’autorité du ou de la responsable administrative du département.
Informations employeur
Poste à pourvoir dès que possible
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]
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