Technicien de gestion au service des affaires générales F/H

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DATE DE PUBLICATION06/05/2021 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la structure : L'institut national supérieur du professorat et de l'éducation (INSPE) de l'académie de Paris, composante de Sorbonne Université rattachée à la faculté des lettres, organise la formation initiale des enseignants et des personnels d'éducation et participe à leur formation continue. Il accueille les personnels exerçant une activité au sein des écoles et des établissements scolaires dans le cadre des formations professionnelles organisées par les autorités académiques. Il agit en partenariat avec les établissements d’enseignement supérieur parisiens impliqués dans la formation des enseignants et personnels éducatifs, et avec les services académiques d’Ile-de-France.

Présentation du service :
La direction de l’INSPE est constituée par le directeur, les quatre directrices et directeurs adjoints, par la secrétaire générale de l’INSPE et par son adjoint.

La direction a la charge de piloter les 270 personnels (150 enseignants et 120 BIATSS) rattachés à l’INSPE. Les enseignants sont répartis en 18 départements disciplinaires et les BIATSS en 8 services administratifs traitant 3000 étudiants en formation initiale et 300 en formation continue pour un budget propre intégré à celui de Sorbonne Université de 3,8 millions d’euros dont 1,8 millions d’euros de fonctionnement et 2 millions d’euros d’investissement.

Localisation : 10 Rue Molitor - 75016 Paris

Poste

Fonctions : Technicien de gestion au service des affaires générales F/H (réf.FDLL3)
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
BAP : J

Mission :  Sous la responsabilité de la responsable du service, l’assistant(e) contribue au fonctionnement du service en lien avec les interlocuteurs internes et externes :

- Organisation des différentes opérations liées aux instances statutaires - Accompagnement de la direction et les services dans les démarches liées à l’activité des affaires générales.

Activités principales :

- Préparer les réunions institutionnelles, dont celles du COSP, du Conseil de l’INSPÉ et des responsables de départements :

o Programmer les réunions, réserver les salles

o Assurer le secrétariat o Réunir et mettre en forme les documents

o Envoyer les convocations et documents

o Accueillir les membres (émargement, enregistrement des procurations)

o Rédiger et mettre en ligne les comptes-rendus et relevés de délibération

o Assurer la communication des travaux de cette instance

- Aider à la rédaction des documents réglementaires

- Mettre à jour de la page internet du service

- Organiser et alimenter les bases de données du service

- Apporter une assistance sur les questions liées aux affaires générales (conventions, archivage, Hygiène et sécurité, appui juridique…)

- Organiser les opérations électorales :

o Rédiger les arrêtés électoraux o Établir les listes électorales

o Informer les organisations syndicales, les candidats et les électeurs

o Recueillir les candidatures et les procurations

o Mettre en place l’organisation logistique du vote (matériel, personnel dédié aux bureaux de vote)

o Tenir un bureau de vote o Procéder au dépouillement

o Établir les procès-verbaux (dépouillement, publication des résultats…)

- Assurer l’interface avec le CFC (centre français d’exploitation du droit de copie) :

o Informer les utilisateurs o Déclarer au CFC le nombre d’exemplaires d’œuvres copiées

- Mettre en œuvre des procédures et des règles pour les questions liées aux affaires générales (conventions, archivage, hygiène et sécurité, appui juridique)

- Participer à la conception et à la mise en œuvre d’un système de codification des actes de l’INSPÉ

- Participer au classement et à l’archivage pour les affaires générales :

o Tri et référencement

o Élaboration des bordereaux d’archivage, conditionnement des documents

o Suivi des transferts et des destructions


Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Culture internet
  • Techniques de communication


Savoir-faire :

  • Organisation de réunions.
  • Utilisation des logiciels (word, excel, B.O., éventuellement Apogée)
  • Planification de son travail
  • Proposer des améliorations si besoin
  • Travailler en équipe.

Savoir-être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens du service public
  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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CDD

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