Technicien(e) en gestion administrative H/F

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DATE DE PUBLICATION15/05/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Hauts-De-Seine
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 65 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
 

Poste

Fonction : Assistant(e) de Direction
Métier ou emploi type* : J4C42 – Technicien(e) en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : B
Corps : ITRF –TCH
BAP : J - Gestion et pilotage

Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay - UFR de Pharmacie  - UMR 8612  Institut Galien Paris-Sud
Géographique : Châtenay-Malabry (92)
Délocalisation du site de l'UFR Pharmacie sur le Plateau de Saclay prévue courant 2022

 

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :
L’UMR CNRS 8612 a pour objectif principal de concevoir de nouveaux systèmes pharmaceutiques pour la délivrance contrôlée et l’administration des médicaments. Elle développe particulièrement des nanomédicaments et des méthodes de diagnostic.
L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice d’unité, l’agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif. 

Missions principales :

  • secrétariat de la directrice et vice-directeur
  • gestion de l’agenda et des déplacements de la directrice
  • gestion et traitement du courrier de l’Unité (arrivée, départ)
  • accueil et orientation des visiteurs et personnels de l’Unité
  • communication et diffusion de l’information en interne et externe
  • participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu- responsable de l’organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l’unité
  • création, organisation et alimentation de bases de données internes à l’unité (excel, access, google drive…)
  • veille sur les appels d’offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay
  • accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l’Unité
  • Gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunion, bilans, procès-verbaux…)
  • coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d’activité de l’Unité
  • rédation des annexes de la demande d’évaluation de l’unité pour l’HCERES

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :

  • connaissance générale sur l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l’Unité, de l’Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts
  • connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • connaissance générale des outils de communication actuels

 Savoir-faire :

  • Savoir exploiter les systèmes d’information 
  • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de réunion en distanciel
  • Savoir planifier son activité et proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’Unité
  • Excellent rédactionnel

 Savoir-être : 

  • esprit d’initiative
  • autonomie
  • sens de l’organisation
  • sens de l’accueil
  • aptitude à la communication
  • capacité de Travail en équipe
  • discrétion 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Néant

Encadrement : NON

Conduite de projet : NON

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