Technicien en gestion administrative F/H

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DATE DE PUBLICATION 14/05/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté de Médecine • http://medecine.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
Le département d’orthophonie est composé d’une directrice de la pédagogie, d’une responsable administratif, d’un PAST mi-temps et d’un secrétaire.

Présentation du service :
Au sein de la faculté de Médecine, le Département Universitaire d’Enseignement et de Formation en Orthophonie organise le test d’accès à la formation (2700 candidats pour un numérus clausus de 120 places) et gère la formation des orthophonistes (600 étudiants, 150 intervenants, 5 000 heures de cours).

Localisation :
Site Pitié Salpêtrière – Bâtiment de Stomatologie

 

Poste

Fonctions : Technicien en gestion administrative F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
BAP : J

Mission : Secrétariat et gestion administrative

Activités principales :
- Accueillir le public
- Gérer le planning d’une année du Cursus
- Gérer et suivre les commandes sous SIFAC : élaboration des bons de commandes, suivi des livraisons, suivi des besoins du département et contact avec les fournisseurs
- Gérer l’ENT (Sakai / Moodle) et le site internet : mise en ligne et mises à jour
- Gérer les stages : suivi, et contrôle de présence, suivi des mémoires de M1-M2
- Gérer les sujets d’examen : recueil ; réception et retour à la scolarité de tous les sujets d’examen (1ère & 2ème session)
- Renseigner les étudiants sur le parcours ERASMUS & Relation Internationales
- Diffuser les informations en interne et externe
- Procéder à l’archivage des pièces administratives
- Réaliser tous les travaux de secrétariat
- Élaboration des plannings de soutenances, participer à la journée des soutenances et saisir les notes

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :
Dépassements d’horaires en périodes chargées, notamment pendant les examens, concours et soutenances de thèses.

 

Profil

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire requis :
- Avoir une bonne maîtrise de la communication écrite et orale, expérience en scolarité ou en financier souhaitée
- Savoir gérer des bases de données et utiliser des outils numériques
- Connaissances générales des techniques de secrétariat

Savoir-faire :
- Planifier son activité
- Utiliser les logiciels CASPER – SIFAC & MOODLE
- Être rigoureux dans son travail
- Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Aptitude à se former à de nouveaux logiciels

Savoir être :
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d’adaptation