Technicien en gestion administrative F/H

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DATE DE PUBLICATION11/03/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction de la Formation et de la Scolarité :
Au sein de la faculté des Lettres, la DFS exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée en matière de formation, pour les cursus Licence et Master, les Diplômes d’Université (DU) et les préparations aux concours de l’enseignement. Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : gestion des admissions en formation initiale, réalisation des inscriptions administratives (IA), préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des diplômes.

Elle est en relation étroite avec la Vice-Doyenne Formation et Scolarité, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle (DFIP) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.

Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DFS pour l’utilisation des applications satellites du Système d’Information Etudiant (Apogée) de l’université.

Présentation du Service des Admissions et des Inscriptions Administratives :
Le SAIA assure la gestion des candidatures et des IA des étudiants en cursus Licence et Master, DU et Préparation aux concours de l’enseignement. Il a pour mission d’accueillir, informer et orienter le public sur toute question ayant trait à l’admission et à la scolarité des étudiants français et étrangers, d’accomplir toutes les opérations administratives et préparatoires aux décisions pédagogiques aboutissant à l’admission des candidats, à l’inscription de Bac + 1 à Bac +5, en relation avec les UFR, le Rectorat, les autres universités françaises (étrangères éventuellement), de coordonner la collecte et l’archivage des dossiers des étudiants inscrits.

Localisation : 1 rue Victor Cousin - 75005 Paris

Poste

 (réf.FDLL36)

Fonctions : Technicien en gestion administrative F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
BAP  : J-Gestion et Pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative           

Mission :
Le/la technicien-ne en gestion administrative est le/la référent-e technique des applications de candidature et d’inscriptions en ligne, utilisées pour les campagnes annuelles gérées par le Service des Admissions et des Inscriptions Administratives.

Activités principales :

  • Assurer le soutien technique et le suivi des campagnes d’admission et d’inscription administrative ;
  • Etre le référent technique des applications liées à la scolarité (Parcoursup, E-candidat, Etudes en France, Apoweb, IA Primo) ;
  • Assurer le relai avec la Direction Informatique et Numérique, le Service de l’Offre de Formation et des Applications de Scolarité de la Direction, et la DFIP (niveau universitaire) pour tout ce qui concerne les applications de scolarité et les enquêtes (SISE, CVEC) ;
  • Paramétrer ces applications de candidatures et d’inscriptions en ligne ;
  • Concevoir des supports de formation et assurer les formations des agents du service, des vacataires, des équipes pédagogiques ;
  • Assurer la fiabilité des données, établir des tableaux de statistiques ;
  • Veiller au respect des échéances ;
  • S’investir dans les projets d’évolution des procédures, liés aux applications (dématérialisation des pièces justificatives à l’inscription par exemple).

Autres activités du poste :

  • Participer à la préparation des campagnes, notamment en proposant les supports nécessaires à leur lancement (recueil des modalités d’accès aux formations, de la composition des commissions pédagogiques.) ;
  • Lors du suivi des candidatures, veiller au délai de réponse (SVA) et effectuer des relances si besoin ;
  • Intervenir en soutien des équipes pendant les campagnes d’inscription (accompagnement des vacataires sur les applications ou dépannage de premier niveau des imprimantes…
  • Elaborer des requêtes BO (Business Object) ;
  • Participer à la rédaction du rapport d’activité du service (pour la partie chiffrée).

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive et sera amenée à évoluer en fonction des besoins du service et de la réorganisation en cours.

Conditions particulières d'exercice :
Disponibilité demandée en période de forte activité (juillet-septembre).

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université ;
  • Réglementation applicable à la Scolarité ;
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …);
  • Maitrise des logiciels Apogée, E-candidat, Parcoursup, Etudes en France ;
  • Maîtrise de BO (Business Object)

 Savoir-faire requis :

  • Capacité à planifier son travail;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie ;
  • Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
  • Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
  • Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
  • Capacité à faire preuve de pédagogie

 Savoir être :

  • Bon relationnel ;
  • Réactivité ;
  • Disponibilité en période de forte activité (juillet-septembre) ;
  • Autonomie ;
  • Organisation et rigueur ;
  • Sens du service public ;
  • Confidentialité.

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