Technicien(ne) en gestion administrative h/f

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DATE DE PUBLICATION28/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Gestionnaire administratif(ve)
Métier ou emploi type* : Technicien(ne) en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : B
Corps : TCH
BAP : J

Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay - UFR Sciences - Département de Mathématiques d’Orsay
Géographique : Bâtiment 307, Rue Michel Magat, Faculté des Sciences d’Orsay, Université Paris-Saclay, F-91405 Orsay Cedex.
 

Mission du service / positionnement hiérarchique : Secrétariat pédagogique du Master MEEF (METIERS DE L'ENSEIGNEMENT, DE L'EDUCATION ET DE LA FORMATION) Second Degré Parcours PCL  Mathématiques, et de l’AEU (Attestation d’Enseignement Universitaire) parcours Mathématiques (environ 70 étudiants). Secrétariat du L3 Mathématiques de l’école universitaire (60 étudiants) dont un des débouchés principaux est le master MEEF.
L’agent est placé sous la responsabilité directe des enseignants responsables de cette formation. Il fait partie du pôle Enseignement du Département de Mathématiques d’Orsay constitué au total de 6 personnes.

Missions principales de l’agent : 
•    Accueil et information des étudiants et des enseignants (trois publics d’étudiants : les étudiants en première année M1, ceux en deuxième année M2 et ceux en AEU parcours Mathématiques (ce sont des fonctionnaires stagiaires) et du L3EU).
•    Interface entre les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs 
•    Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs (par affichage, messagerie électronique, en utilisant la plateforme eCampus)
•    Lien avec les services de scolarité gérant les certifications C2I2e
•    Mise au point des plannings d’enseignement, organisation des examens, réunions et conférences
•    Préparation des délibérations et saisie des notes sur sur le logiciel de scolarité Apogée 
•    Contact avec les établissements scolaires pour la mise en stage et le suivi des stages des étudiants, conventions de stage
•    Contact avec le Service de Formation des Enseignant (Faculté des Sciences d'Orsay), l’INSPE (Saint-Germain en Laye) et son Pôle Paris-Saclay.
•    Gestion des tirages des polycopiés et photocopies nécessaires pour les formations
•    Gestion des dossiers d’inscription, saisie des résultats sur e-candidat
•    Mise à jour des pages internet (université et département de mathématiques) de la formation
•    Création et gestion d’une base de données pour assurer le suivi des cohortes d’étudiants et le suivi des tuteurs au cours des années


Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C
Conduite de projet : NON
 

Profil

Connaissance, savoir :
-    Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
-    Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie, …)
-    Connaissance des logiciels spécialisés Apogée (gestion des notes) et eCampus (échanges d’informations pédagogiques), éventuellement après formation
-    Notions de base en compréhension et expression écrite et orale en anglais.

Savoir-faire :
-    Qualités d'organisation et d'autonomie, 
-    Savoir hiérarchiser les tâches et gérer les flux d’informations en provenance et à destination d’interlocuteurs multiples.
-    Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être : 
-    Dynamisme, goût des relations avec le public
-    Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

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