Technicien-ne en gestion administrative h/f

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DATE DE PUBLICATION25/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de l’INSPÉ de l'académie de Paris :


L’INSPÉ (anciennement ESPÉ), composante de la faculté des lettres au sein de Sorbonne Université, a été créé au 1er septembre 2019.

L’INSPÉ constitue une structure universitaire particulière, à la fois une composante pleine et entière de Sorbonne Université, mais aussi un institut avec des missions académiques spécifiques de formation des enseignants et personnels d’éducation, définie par la loi du 28 juillet 2019. Ses missions concernent l’organisation et la mise en œuvre de la formation initiale des étudiants se destinant aux métiers de l’enseignement et de l’éducation et la participation à la formation continue des personnels enseignants et d’éducation titulaires. Il a également pour mission de participer à la recherche disciplinaire et pédagogique ainsi qu’à des actions de coopération internationale.

L’INSPÉ agit en partenariat avec tous les établissements d’enseignement supérieur parisiens impliqués dans la formation des maîtres et avec les trois rectorats d’Ile de France, tant pour la formation initiale que pour la formation continue.

Il est implanté sur trois sites parisiens : Molitor (16ème arrondissement), Batignolles et Boursault (17ème arrondissement), représentant au total une surface de 25 000 m2. Il dispose d’un budget de 3,2 M€ hors masse salariale, laquelle est gérée au niveau de l’université.

L’INSPÉ emploie 149 enseignants permanents (53 enseignants-chercheurs, 96 enseignants du premier et du second degré), ainsi que 119 personnels administratifs et techniques.

Localisation du poste : INSPÉ - Site Molitor – 10 rue Molitor 75016 PARIS

 

Poste

 (réf.FDLL42)

Fonctions : Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne de Recherche et de Formation

BAP : J

Présentation du service :

Le service des affaires générales participe à la vie institutionnelle de l’INSPÉ. Il organise et coordonne les instances de l’INSPÉ avec celles de l’université. Il met en œuvre les procédures électorales et assure une assistance juridique. Il contribue à développer et à améliorer les outils de pilotage et applique la politique d’hygiène et sécurité.

Mission :

Sous la responsabilité de la responsable du service, l’agent contribue au fonctionnement du service en lien avec les interlocuteurs internes et externes :

-       Organisation des différentes opérations liées aux instances statutaires

-       Accompagnement de la direction et les services dans les démarches liées à l’activité des affaires générales.

 

Activités principales :

-       Préparer les réunions institutionnelles, dont celles du COSP, du Conseil de l’INSPÉ

et des responsables de départements :

o    Programmer les réunions, réserver les salles

o    Assurer le secrétariat

o    Réunir et mettre en forme les documents

o    Envoyer les convocations et documents

o    Accueillir les membres (émargement, enregistrement des procurations)

o    Rédiger et mettre en ligne les comptes-rendus et relevés de délibération

o    Assurer la communication des travaux de cette instance

-       Aider à la rédaction des documents réglementaires

-       Mettre à jour de la page internet du service

-       Organiser et alimenter les bases de données du service

-       Apporter une assistance sur les questions liées aux affaires générales (conventions, archivage,

Hygiène et sécurité, appui juridique…)

-       Organiser les opérations électorales :

o    Rédiger les arrêtés électoraux

o    Établir les listes électorales

o    Informer les organisations syndicales, les candidats et les électeurs

o    Recueillir les candidatures et les procurations

o    Mettre en place l’organisation logistique du vote (matériel, personnel dédié aux bureaux

de vote)

o    Tenir un bureau de vote

o    Procéder au dépouillement

o    Etablir les procès verbaux (dépouillement, publication des résultats…)

-       Assurer l’interface avec le CFC (centre français d’exploitation du droit de copie) :

o    Informer les utilisateurs

o    Déclarer au CFC le nombre d’exemplaires d’œuvres copiées

-       Mettre en œuvre des procédures et des règles pour les questions liées aux affaires générales

(conventions, archivage, hygiène et sécurité, appui juridique)

-       Participer à la conception et à la mise en œuvre d’un système de codification des actes

de l’INSPÉ

-       Participer au classement et à l’archivage pour les affaires générales :

o    Tri et référencement

o    Elaboration des bordereaux d’archivage, conditionnement des documents

o    Suivi des transferts et des destructions

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice :

·         Contraintes horaires liées aux réunions et aux opérations électorales

·         Horaires et périodes de congés à adapter en fonction des nécessités de service (fermetures de site, réunions, opérations électorales...)

·         Participation à des réunions hors du site Molitor

·         Activité ponctuelle dans les locaux d’archivage situés au sous-sol

·         Manutention de boites d’archives et destruction de documents (utilisation d’un broyeur)

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle

 

Savoir-faire requis :

-       Capacité rédactionnelle (orthographe et syntaxe)

-       Capacité à concevoir divers documents

-       Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les dossiers à instruire

 

Savoir-faire :

-       Organisation de réunions

-       Utiliser word, excel, internet, intranet, messagerie

-       Planifier son travail dans le respect des échéances

-       Travailler en équipe avec les autres services

 

Savoir-faire transversaux :

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Rechercher l’information, la vérifier et la classer

-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

·         Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

·         Autonomie, méthode et rigueur

·         Sens de l’organisation et de la coordination

·         Aptitude à travailler en équipe

·         Disponibilité, discrétion et confidentialité

·         Sens du contact et des relations humaines

·         Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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