Un(e) assistant(e) administratif(ve)

RECRUTE

Pour sa Direction Générale des Services

un(e) assistant(e) administratif(ve)

(Cadre d’emploi des adjoints administratifs)

Vous devez :

Assurer la mise en œuvre et le suivi des actes liés aux travaux du Conseil Municipal.

• Préparation des réunions de Municipalité (constitution de dossiers)
• Préparation des séances du conseil municipal : dématérialisation de document et de l’envoi des convocations, suivi des projets de délibération, organisation pratique des réunions (convocation, réservation des salles, suivi des pouvoirs…)
• Mise en œuvre des décisions post-conseil : mise en signature des délibérations, transfert au contrôle de l’égalité, notification aux services concernés
• Suivi et mise en œuvre des décisions liées au conseil municipal et délégation de signature : décisions, arrêtés…
• Elaboration du registre des arrêtés du Maire et des délibérations

Assurer le suivi et la gestion administrative de la direction générale.

• Secrétariat administratif du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint : gestion d’agenda, standard téléphonique, préparation réunion
• Appui pour le suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise en signature du directeur général, dispatch pour le retour dans les services, transfert au secrétariat de M. le Maire des parapheurs à la signature du Maire/élus
• Appui logistique en tant que besoin de façon ponctuelle aux cadres de la direction : préparation de réunion, constitution de dossier…
• Gestion des congés

Assurer le secrétariat d’un syndicat intercommunal

• Frappe de courriers
• Préparation des comités syndicaux : convocation,constitution et envoie des dossiers dans les délais reglementaires

Missions complémentaires

• Visa du courrier quotidien et indication de la ventilation des courriers
• Soutien et transfert de connaissance avec les agents du service courrier, remplacement pendant les périodes de congé
• Suivi de l’affichage réglementaire
• Le cas échéant en l’absence du chef de service, organisation du travail du servce courrier et transmission des directives simples

Sous l’autorité directe pour partie du directeur en charge des assemblées, vous assurez la bonne information de ses supérieurs et des élus concernés de l’avancée régulière des dossiers (échéancier).