UN-E RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL-ETAT CIVIL CIMETIÈRES ET ÉLECTIONS H/F

VILLE DE SAINT-JEAN DE BRAYE

Commune du Loiret

21880 habitants

Membre d’Orléans Métropole

RECRUTE PAR VOIE STATUTAIRE

Dans le cadre d’emploi des attachés

UN-E RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL-ETAT CIVIL,

CIMETIÈRES ET ÉLECTIONS

À temps complet

Sous l’autorité de la directrice de la Vie Institutionnelle et Citoyenne, vous aurez en charge la gestion du service accueil, état civil, cimetières et élections.

MISSIONS PRINCIPALES :

• adjointe à la directrice de la vie institutionnelle et citoyenne : participation au comité des managers et rôle de relais en son absence
• management d’une équipe de 7 agents
•  management d’un groupe de travail en lien avec l’accueil des usagers etl’amélioration de la gestion de la relation citoyen
•  sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensembledes missions relevant du service
•  veille législative et réglementaire
•  conseils techniques et juridiques auprès des élus et de la direction générale travail collaboratif avec le Cabinet du maire et des élus pour l’organisation des cérémonies pilotées par le service
•  participation à la définition et mise en œuvre opérationnelle des objectifs stratégiques de la ville en matière d’accueil du public et d’inclusion numérique
•  développement des procédures dématérialisées
•  animation, pilotage des agents du service : élaboration et gestion des plannings, application constante du règlement des congés et de la règle des 50/50 pour assurer la continuité de service, validation des demandes de congés, formations aux évolutions réglementaires, évaluation et gestion des conflits
•  organisation et adaptation des ressources aux fluctuations de l’activité dans l’année
•  gestion du public sensible ou agressif
•  gestion des courriers de mécontentement ainsi que ceux destinés au Procureur de la République, au préfet, à l’INSEE, aux entreprises de pompes funèbres et autres administrations
•  gestion des dossiers complexes et sensibles
•  élaboration et suivi du budget du service
•  rédaction du rapport d’activité
•  administration des logiciels métier
•  gestion de l’archivage et de l’envoi des pièces annexes au Procureur de la République

Etat civil – formalités administratives

•  contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état civil
•  organisation, conduite et rédaction des auditions préalables au mariage et aux reconnaissances en cas de doute
•  sollicitation de l’élu délégué dans les changements de prénom et finalisation des décisions
•  gestion des rectifications administratives, des suppressions d’acte et de mention
•  gestion du planning des cérémonies (mariage, PACS, parrainage civil, noces de mariage, cérémonie de citoyenneté)
•  organisation de l'accueil et de l'information du public
•  suivi des stocks d’imprimés administratifs

Cimetières

•  conseil sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions suivi et contrôle des activités funéraires ainsi que l'application de la législation funéraire répartition et planification des activités en fonction des contraintes du service
•  supervision des exhumations
•  établissement des décisions d’achat ou renouvellement de concession en suppléance de la responsable du domaine
•  animation et pilotage du domaine composé d’un responsable et d’un agent

Recensement de la population

•  constitution et organisation de l'équipe d’agents recenseurs en collaboration avec l’agent référent
•  communication autour du recensement de la population

Elections

•  contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés (inscriptions électorales, radiations électorales
•  organisation des réunions de la commission de contrôle des listes électorales
•  organisation administrative des scrutins
•  préparation des scrutins et coordination des services contributeurs lors de la préparation des scrutins
•  tenue du bureau centralisateur lors des scrutins électoraux
•  centralisation des résultats et complétude des procès-verbaux centralisateurs
•  organisation de la cérémonie de citoyenneté

Jury d’assises

•  tirage au sort, information des électeurs et transmission de la liste au greffe de la cour d'assises