Adjoint Administratif - Gestion du temps de travail PNM

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Le Centre hospitalier Intercommunal de Fréjus Saint-Raphaël (CHI FSR) a été créé en 1972.
Aujourd'hui, le CHI FSR est le deuxième établissement public de santé départemental qui répond aux besoins de recours et de spécialités de la population du Var Est.
Il dessert un bassin de population de plus de 180 000 habitants qui peut tripler en période estivale.
Il propose une offre complète d'hospitalisation et d'hébergement d'environ 600 lits et places en médecine, chirurgie et obstétrique (MCO), psychiatrie et Etablissements pour personne âgée dépendante (EHPAD).
Environ 1800 personnels dont près de 300 médecins assurent une prise en charge du patient, du résident et de l'usager dans les meilleures conditions de confort et de sécurité des soins.
CDD 2 Mois renouvelable / Mutation / Détachement
Avantages :
* RTT
* Remboursement des transports à 75%
* Formation

1.
Gestion administrative du temps de travail
- Assurer la gestion quotidienne des données de temps de travail dans le logiciel CHRONOS
- Enregistrer et contrôler les absences (congés annuels, RTT, récupérations, autorisations d'absence, absences diverses)
- Participer au suivi des droits à congés et des compteurs individuels
- Vérifier la cohérence des plannings et signaler les anomalies
- Appliquer les procédures internes relatives à la gestion du temps de travail
- Accompagner et mettre à jour les évolutions de logiciel de Gestion du Temps de travail

2.
Suivi des compteurs et appui à la paie
- Participer aux opérations de clôture de paie concernant le temps de travail : solde des compteurs des départs, saisie des heures supplémentaires, calcul de compteurs lors des clôtures de plannings
- Extraire et contrôler les données nécessaires à la paie
- Contribuer au suivi des compteurs positifs et négatifs
- Signaler les situations nécessitant une analyse ou un arbitrage

3.
Appui aux services et à l'encadrement
- Répondre aux demandes de premier niveau des agents et des encadrants relatives au temps de travail
- Assurer un rôle de support technique de premier niveau sur le logiciel CHRONOS
- Accompagner les encadrants dans l'utilisation courante du logiciel CHRONOS
- Participer au paramétrage et à l'administration fonctionnelle du logiciel CHRONOS (cycles, règles de gestion, compteurs, absences et organisations de travail), en lien avec la responsable de la gestion du temps de travail.
- Orienter les situations complexes ou les besoins de paramétrage expert vers la responsable de la gestion du temps de travail
- Participer à la diffusion des bonnes pratiques de gestion du temps de travail

4.
Participation aux dispositifs spécifiques
- Participer à la gestion des comptes épargne-temps (CET) : saisie, suivi administratif, contrôles
- Contribuer au suivi administratif des dispositifs particuliers (télétravail, dons de jours, situations spécifiques)
- Participer à la gestion des mouvements de grèves : produire les assignations en fonction des besoins, recenser les données de grève pour les statistiques
- Participer à la mise à jour des procédures et des supports internes : Guides GTT / CET, procédure des heures supplémentaires
- Contribuer aux projets de service et leur développement : bulles GTT, nocturnes DRH, etc.

5.
Contribution à la qualité et à la fiabilité des données
- Veiller à la fiabilité et à la traçabilité des données saisies
- Participer aux contrôles internes relatifs à la gestion du temps de travail
- Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et outils
- Participer aux contrôles externes : certification des comptes, certification HAS
- Aider à répondre aux enquêtes externes : ARS, RSU, ECMOSS (Insee), DARES.
Savoirs
· Maîtrise de la réglementation relative au temps de travail dans la Fonction Publique Hospitalière (cycles de travail, congés, CET, travail de nuit, heures supplémentaires, absences et organisations du temps de travail).
· Connaissance d'un logiciel de gestion du temps de travail et aptitude au paramétrage fonctionnel des règles de gestion.
· Connaissance du statut du personnel non médical
· Maîtrise des outils bureautiques
Savoir-faire
· Utiliser un logiciel de gestion du temps de travail (CHRONOS)
· Maitriser l'utilisations des outils informatiques
· Savoir réaliser des requêtes
· Appliquer des procédures et consignes réglementaires
· Analyser des données simples et détecter les anomalies
· Travailler en collaboration avec les services et l'encadrement
Savoir-être
· Rigueur et sens de l'organisation
· Communication
· Discrétion professionnelle
· Esprit d'équipe
· Sens du service public
· Capacité à rendre compte
RELATIONS PROFESSIONNELLES
· Relations internes : secteurs RH, autres directions fonctionnelles, encadrants supérieurs et de proximité, agents, partenaires sociaux, prestataires/acteurs externes (ASYS, trésorier, certificateurs des comptes)
· Relation fonctionnelle : éditeur du logiciel
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
· Activité en lien étroit avec les contraintes de calendrier de paie
· Respect strict des règles de confidentialité
· Adaptation aux évolutions réglementaires et organisationnelles
· Poste éligible au télétravail, dans le respect des nécessités de service, à hauteur d'une journée par semaine.