ADJOINT DES CADRES BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS) - H/F

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Descriptif du poste :

Contexte
EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l'amélioration des soins, de la recherche clinique et de l'enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.
Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.
Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l'organisation.
Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.
Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin.
Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste.
Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.
Missions générales/Activités
Gestion de l'agenda et des réunions
Assurer la gestion de l'agenda du président d'EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)
Support aux activités internationales
Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l'enregistrement de nouveaux centres
Superviser le processus de soumission des documents d'éthique pour les nouveaux centres
Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, Share Point), assurer leur fiabilité et leur accessibilité
Communication et site web
Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
Coordonner l'envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
Gérer les échanges d'information entre le board et les partenaires extérieurs
Soutien administratif général
Appuyer ponctuellement l'équipe financière et les responsables scientifiques
Assurer le classement et l'archivage numérique de l'ensemble des documents
Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE
Être organisé
Définir les priorités et les hiérarchiser
Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet
Fixer des objectifs et évaluer les résultats
Excellente maîtrise de l'Anglais (parlé et écrit)
Esprit de synthèse
Travailler en équipe
Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, Share Point, Google Drive)
Être force de proposition
Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif
SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS
Capacité d'adaptation
Capacité à travailler en équipe
Discrétion
Diplomatie
Travailler avec des interlocuteurs variés
Participer aux projets transversaux