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Adjoint en gestion administrative F/H
| DATE DE PUBLICATION | 29/03/2024 | TYPE DE CONTRAT | Titulaire, Contractuel | |
| RECRUTEUR | UNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE | CATÉGORIE | C | |
| LIEUX DE TRAVAIL |
PARIS | SALAIRE |
Non communiqué | |
| CODE POSTAL |
75005 | VALABLE JUSQU'AU |
29/05/2024 |
Poste
Adjoint en gestion administrative - UP1 Panthéon - Sorbonne - H/F
Mission principale :
Mission principale de l’agent : sous la responsabilité du responsable administrati.f.ve de la Formation Continue Panthéon Sorbonne et du responsable du Pôle formation FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Description des missions :
Conseil et orientation
- Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
- Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
- Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
- Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs ...
- Assurer la diffusion d’informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.
Gestion administrative
- Assurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)
- Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
- Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF
- Assurer le classement et l’archivage
Gestion scolarité
- Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
- Organiser les délibérations
- Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
- Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
- Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
Gestion financière
- Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
- Assurer le suivi des mises en paiement
- Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement
- Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
- Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Assistance logistique
- Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation
- Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
- Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
- Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations
Démarche qualité en continu
- Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
- Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
- Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
- Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université
- Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
- Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
- Participer aux groupes de travail destines à moderniser en continu les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable...)
- Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation
- Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie
Profil
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de gestion administratives
- Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
- Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
- Etre organisé.e et rigoureu.x.se
- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueil
- Travailler en équipe
Niveau de formation :
Expériences professionnelles : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative
Tendances d’évolution :
- Gestion d’un portefeuille de formations modifiable au fil des années
- Accroissement de la polyvalence des tâches et renforcement des compétences techniques
Localisation géographique : 21 rue Broca 75 005 Paris
Spécificités et contraintes : aucune
Employeur
Structurée autour de trois grands domaines disciplinaires, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se démarque quant à la qualité des formations qu’elle dispense à près de 42 000 étudiants. La pluralité de ses sciences et le niveau de son enseignement lui permettent de se singulariser en tant que première université française de sciences humaines et sociales. L’établissement se répartit en 10 Unités de Formation et de Recherche (U.F.R.) et 4 instituts. Il offre ainsi un éventail complet de formations de haut niveau dans le domaine des Sciences juridiques et Politique, des Sciences économiques et de Gestion et des Arts et Sciences humaines.
Plus de 1400 enseignants / enseignants-chercheurs et plus de 1200 agents administratifs, techniques ou de bibliothèque travaillent à l’université.
Cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap
Informations employeur
Contact
Nom : Mahy Prénom : Quentin Fonction : Responsable pôle formation FCPS Mail :
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Adjoint en gestion administrative F/H
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