Assistant administratif et de direction H/F

Placé (e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice du SCN, l’agent (e) assiste au quotidien la direction et la conservation dans la réalisation de leurs missions :

• Assistanat de direction :

- gère l'agenda,
- organise les réunions,
-  organise les missions et les déplacements (utilisation Chorus DT) de la direction et assiste les conservateurs dans ce domaine,
- assure la mise en forme, l'enregistrement et l'envoi des courriers de la direction et ceux de la conservation soumis à la signature de la direction
- assure la distribution du courrier en interne comme la diffusion externe (affranchissement lettres et colis), notamment pour les envois en nombre d'invitations ou de catalogues
- propose et/ou met en forme les courriers officiels et assure leur diffusion et leur suivi
- assure l'accueil des visiteurs
- tenue du standard administratif de 9h à 17h
- filtre les appels téléphoniques sur le standard administratif et repond aux demandes relevant de sa compétence
- classe et archive les documents à conserver, participe avec la documentaliste au chantier de rangement des archives courantes,
- met en oeuvre les présentations administratives et scientifiques (Powerpoint, ...)
- coordonne les congés de la conservation et de la direction sur RenoiRh

• Relais d'information de la direction :

- sélectionne et transmet les informations et documents aux responsables de services,
- selectionne et transmet les informations et documents relatifs à l'activité de la direction à ses interlocuteurs internes et externes,
- rédige et diffuse les compte-rendu de réunions de service

• Gestion administrative et logistique de la direction :

- aide la conservation dans l'établissement des ordres de mission
- collecte les notes de frais au retour des missions et transmet au secrétariat général,
- suivi dans Renoirrh des demandes d'absences adressées à la directrice