Assistant administratif RH (H/F)

Assistant administratif RH (H/F)
Pôle recrutement, formation et prévention

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE
- Direction des Ressources Humaines

CONDITIONS STATUTAIRES
- Cadre d’emploi : Adjoint administratif – catégorie C
- Temps complet
- Poste permanent

MISSIONS

• Participer activement au recrutement : tri et analyse des candidatures, diffusion aux services concernés, suivi des réponses, constitution et sécurisation des dossiers des agents recrutés,
•  Assurer un appui administratif complet à la gestion RH :suivi des tableaux de bord, contrôle des pièces réglementaires, mise à jour des outils de suivi et fiabilisation des données,
• Gérer les candidatures de stage et participer à leur traitement administratif, au suivi des conventions et à la coordination avec les tuteurs,
• Appuyer la santé au travail et la prévention : gestion des visites médicales et expertises, suivi administratif des éléments liés à la sécurité et à la prévention des risques professionnels,
• Participer à la politique sociale de la collectivité : information et accompagnement sur les prestations du CNAS, suivi des dossiers liés à la garantie maintien de salaire, appui à l’organisation d’actions en faveur des agents,
• Contribuer à la vie du service RH : accueil des agents, gestion du courrier, archivage, participation aux réunions et aux projets transversaux.

ACTIVITES PRINCIPALES
Réception, analyse, diffusion et réponse aux candidaturesréceptionnées

• Prendre connaissance des candidaturesréceptionnéessurla boite mail « recrutement » etsurlessites de recrutement dédiés,
• Analyser les candidatures en fonction des besoins des services de la Ville,
• Diffuser les candidatures retenues aux Chefs de Service,
• Envoyer les réponses aux candidats non retenus,
• Assurer le classement des réponses négatives dans la boite mail « recrutement ».

Préparation etsuivi des dossiers de recrutement

• Vérifier le casier judiciaire et autres pièces administratives (attestation d’honorabilité, permis de conduire…) avant validation du recrutement,
• Envoyer mail de recrutement pour les candidats retenus avec demande de pièces réglementaires,
• Constituer le dossier de recrutement en s’assurant de la réception de l’ensemble des pièces réglementaires,
• Transmettre le dossier de recrutement à la Gestionnaire Carrière et Paie référente,
• Mettre à jour le tableau de suivi de recrutement.

Soutien dansla gestion/préparation desformations agents

• Préparer les convocations des agents,
• Réserver les salles de formation en lien avec le service Vie Locale,
• Procéder à la commande des repas (déjeuner) en lien avec le service Restauration,
• Vérifier stock pour la mise en place du petit déjeuner à destination des agents (café/thé, sucre, jus de fruit, eau…),
• Préparer la salle de formation : installation des tables/chaises, vérifier matériels (vidéoprojecteur, marker paperboard…), mise en place d’un petit déjeuner.

Gestion des candidaturesstagiaires

• Traiter les demandes de stages,
• Apporter les réponses aux candidatures de stage,
• Participer à la programmation des entretiens avec les tuteurs,
• Suivi des conventions,
• Mettre à jour le tableau de suivi.

Gestion administrative RH

• Assurer une veille/contrôle des casiers judiciaires et permis de conduire de tous les agents de la Collectivité,
• Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « entretien d’embauche »,
• Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « réponses négatives »,
• Assurer une veille sur la mise à jour du fichier « recensement des écoles/centres de formation ».

Gestion des visites et expertises médicales

• Gestion des visites médicales et expertises : programmation des RDV, convocation des agents, information du responsable….

Identification, évaluation et prévention desrisques professionnels

• Elaborer et mettre à jour le DUERP,
• Suivre les registres de sécurité,
• Observer les pratiques professionnelles et détecter les comportements à risques,
• Analyser les conditions de travail, les risques professionnels et les évènements accidentels,
• Assurer une veille règlementaire dans le domaine de la santé et sécurité au travail et rédiger des notes synthétiques,
• Participer à la conception et à la diffusion d’outils et d’information dans ce domaine,
• Aider à identifier des besoins de formation et proposer des actions collectives.

Gestion administrative des dossiers relatifs aux prestationssociales au sein de la Collectivité

• Conseiller et renseigner les agents sur les prestations du CNAS,
• Gestion administrative des dossiers du CNAS (mise à jour des bénéficiaires, mise à jour des documents, instruction de dossier…),
• Organiser les manifestations liées au personnel (Noël des enfants, fête du personnel…),
• Gestion des adhésions et demandes relatives à la garantie maintien de salaire,
• S’assurer de la transmission régulière d’information auprès des agents sur toutes les offres et dispositifs du CNAS .

Participer à la dynamique transversale du service

• Participer aux réunions de service,
• Participer à l’archivage du service,
• Assurer l’accueil des agents,
• Assurer la ventilation du courrier de la Direction départ/arrivée.
• Participer à la continuité de service si nécessaire.

Activités accessoires
Participer à tout projet en lien avec le service RH : forum RH, salons…

MODALITES D’EXERCICE
Conditions d’accès (diplôme, formation, compétences requises)