Assistant de direction-Gestionnaire administratif financier F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :
Par son expérience et ses connaissances en gestion et du logiciel SIFAC+ (SAP), le (la) titulaire du poste assure des missions transversales d'assistanat pour l'ensemble de la Direction du budget et des finances et assure en lien avec les gestionnaires des directions universitaires, des missions de gestion budgétaire et financière.

En matière de gestion administrative :
Accueil physique et téléphonique, information et orientation des interlocuteurs
Gestion du courrier, tenue du chrono de la Direction et gestion des parapheurs (suivi des délais), gestion de la boîte email générique de la Direction
Gestion des agendas du directeur et de son adjoint, organisation de réunions
Organisation des déplacements et missions des agents de la direction
Saisie, présentation de notes et divers documents, rédaction de comptes rendus
Gestion du budget de fonctionnement de la direction (commandes, réception, service fait)
Organisation et classement de documents numériques, archivage dans le respect de la règlementation

En matière de gestion budgétaire (utilisation de SIFAC+): le (la) titulaire du poste est le correspondant privilégié des gestionnaires du niveau U, concernant :
La saisie de transferts de crédits, de commandes (ajustements/corrections éventuelles), sollicités par les directions
Le pilotage des régularisations des opérations d'achats et réservations voyages et hôtellerie sur le marché Déplacements
Le pilotage des régularisations budgétaires des opérations sur carte achat en vue d'intégration des relevés dans SIFAC+
Installations des reprogrammation des crédits des Plateformes scientifiques (excédents de ressources des années précédentes)
traitement budgétaire des subventions aux organisations syndicales, aide spécifique aux VP étudiants, etc.
Mise à jour et/ou création des bons de commandes pour la cour des comptes, huissiers et associations
L'accompagnement des gestionnaires dans leurs missions quotidiennes

En matière de gestion administrative des personnels de la Direction, le (la) titulaire du poste assure notamment :
Le bon déroulé pour la gestion des campagnes d'avancement, entretiens professionnels, les demandes de formation
Le suivi des opérations logistiques de recrutement et d'accueil des nouveaux arrivants à la DBF
Le suivi des permanences, des absences et la tenue du planning des congés, CET
Il est le correspondant privilégié de la DDRH et de la DPRP pour la coordination des dossiers de la Direction

En matière de communication interne, le (la)titulaire du poste assure :
La circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
La mise à jour de la page intranet de la DBF, dans le respect des instructions données
Le contrôle du respect de la charte graphique de l'université
La gestion des listes de diffusions propres à la DBF
Il est le correspondant privilégié de la DCOM concernant la communication interne.

Conditions particulières d'exercice :
Le cas échéant, le (la) titulaire du poste pourra contribuer à la réalisation de missions ou de projets pilotés par la DBF. Il /elle pourra être sollicité.e pour participer à des groupes de travail.