Assistant de la Direction Générale des Services (H/F)

Un Assistant de la Direction Générale des Services (H/F)

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE - Direction de l’Administration générale

CONDITIONS STATUTAIRES

• Cadre d’emploi : Adjoint administratif
• catégorie C
•  Temps complet 
• Poste permanent

MISSIONS

• Assurer le secrétariat et l’assistance administrative du service de la DGS et de l’administration générale
•  Assurer le suivi financier du budget du service

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat et assistance administrative de la Direction :

•  Assurer le secrétariat du DGS et de l’administration générale (rédaction, frappe et mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de dossiers…etc)
•  Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique)
•  Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil
•  Gestion des messageries : DGS et mairie
•  Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc’up
•  Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l’ensemble des services (modèles et mise en page)
•  Gestion des commandes de fournitures de bureau

Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme)

Assurer la publication des actes

Être référent en interne de la dématérialisation des courriers

Superviser la réalisation des registres

Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal

Gestion de la documentation :

•  Assurer le suivi des abonnements : souscription, renouvellement, résiliation

Assurer le secrétariat des dossiers d’insalubrité, de péril en lien avec l’EPT

Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques (certinomis)

Assurer le suivi financier du service :

•  Gestion des contrats du service
•  Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation
•  Assurer le suivi financier du service juridique A

CTIVITES ACCESSOIRES

•  Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et gestion du courrier