Assistant des Directeurs Généraux Adjoints (H/F)

Assistant des Directeurs Généraux Adjoints (H/F)  

Cadre d’emplois des rédacteurs

Et si ce poste était fait pour vous ?

• Vous aimez coordonner plusieurs dossiers et travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs ?
• Vous avez le sens du contact, de l'écoute et savez faire preuve de diplomatie ?
• Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre réactivité et votre capacité à gérer les priorités ?
•  Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et souhaitez contribuer à moderniser les pratiques administratives ?

Alors cette opportunité est faite pour vous !

Vos missions principales

Au sein de la Direction de la coordination de l'administration, vous accompagnez les Directeurs Généraux Adjoints en charge du Cadre de vie, des Ressources et du Pôle Famille dans le pilotage de leurs activités quotidiennes et stratégiques.

Véritable interface entre la Direction Générale et les services, vous facilitez la circulation de l'information, assurez le suivi des dossiers et contribuez à la coordination des projets transversaux. Vous participez également à l'amélioration continue des outils de suivi et à la mise en œuvre d'une

Gestion stratégique et administrative

• Organiser et prioriser les agendas des DGA.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et déplacements.
• Rédiger les comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs.
• Assurer le suivi des dossiers et des décisions en lien avec les services municipaux.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage.

Coordination et suivi des projets

• Assurer le suivi des projets pilotés par les DGA et la Direction Générale.
• Proposer des plans d'actions à partir des orientations et comptes rendus de réunions.
• Participer à la coordination des actions entre les directions et services.
• Être force de proposition dans l'amélioration des méthodes de travail et des outils collaboratifs.

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat.
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
• Garantir la qualité des réponses apportées aux partenaires internes et externes.

Fonction support

• Accompagner les directions relevant des trois DGA en cas de besoin.
• Participer à la pré-analyse des parapheurs et au contrôle du respect des procédures administratives.
• Assurer la continuité de service en l'absence de l'assistant(e) du Directeur Général des Services.