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Assistant(e) de formation – Service de la formation continue – Bicêtre
| DATE DE PUBLICATION | 07/08/2025 | TYPE DE CONTRAT | CDD, CDI, Contractuel | |
| RECRUTEUR | AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré | CATÉGORIE | A | |
| LIEUX DE TRAVAIL |
Le Kremlin-Bicêtre | SALAIRE |
Non communiqué | |
| CODE POSTAL |
94275 | VALABLE JUSQU'AU |
20/02/2026 |
Poste
STRUCTURE
PRÉSENTATION DE L'HÔPITAL BICETRE
Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l'hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l'adulte et l'enfant.
Doté d'une structure d'accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie.
L'établissement bénéficie d'une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle.
Il dispose d'un centre périnatal de type III et d'un centre de chirurgie ambulatoire.
Les services s'appuient sur un plateau technique performant, doté d'équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.
L'hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares.
Ses équipes mettent tout en uvre pour s'adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d'éducation thérapeutique.
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION
Intitulé de la direction : Direction des Ressources Humaines
PRÉSENTATION DU SERVICE
Le service de la formation continue assure la gestion de l'ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.
Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.
Composition de l'équipe :
1 responsable de formation
1 responsable adjointe
8 assistantes de formation : 2 sur BCT, 1 sur ABC, 1 sur PBR, 1 sur APR, 1 sur RPC, 1 sur SPR et 1 sur Berck
LIAISONS
Liaisons hiérarchiques :
Responsable de formation : Nathalie CROQUELOIS
Responsable de formation adjointe : Camille MEYER
Directrice des Ressources Humaines adjointe : Justine LONGINOTTI
Liaisons fonctionnelles :
Les services de la direction des ressources humaines
Les directions fonctionnelles de l'établissement, les services économiques
Les responsables des services de tous les secteurs
Les agents du site de Bicêtre
Le département du développement professionnel DRH APHP
Le centre de la formation et du développement des compétences
Les organismes extérieurs de formation : prestataires de congrès, universités
Les formateurs internes et externes
ACTIVITÉS
Missions générales :
Assiste les Responsables de Formation
Accueille, informe et oriente le personnel (physique et téléphonique), gère les messages
Mène les entretiens d'information et d'orientation
Accompagne les agents dans leur parcours de professionnalisation : BC, VAE, Congé Professionnel de formation, Concours
Gère et suit les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP
Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l'extérieur de l'APHP
Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission
Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels
Assure le travail de secrétariat : ouverture et tri du courrier, mise en signature, diffusion de l'information, classement et archivage des dossiers du service
Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d'achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables.
Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation
Assure le suivi des dossiers des frais de missions (île de France et hors Ile de France) des agents avec les gestionnaires paye
Accueille les intervenants et des stagiaires,
Assure l'installation des matériels nécessaires aux formations
Assure l'ouverture et la fermeture des salles de formation
o Autres activités ponctuelles :
Concours : assure la diffusion de l'information, aide à l'inscription sur le logiciel concours
Gère la logistique du service : commandes de petits matériel
Participe à l'encadrement d'un stagiaire
Particularités du poste :
Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay peut être demandée
AVANTAGES
Autonomie
Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail
HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires :
35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée travaillée, avec une amplitude horaire de 8h30 à 17h00.
Les Repos hebdomadaires sont les samedis et dimanches.
Les congés doivent être posés sur les périodes de congés scolaires de préférence.
Quotité de temps : 100 %
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances particulières :
Connaissance des procédures d'achat
Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »
Qualités professionnelles requises :
Sens de l'accueil et de la communication,
Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités
Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre compte, être polyvalent
Sens du service public
PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
Techniques de communication physique et téléphonique
EXPÉRIENCE REQUISE
Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat
ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE
Chargée de formation
GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ
Visuel sur informatique
MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES
Éclairage adapté
SURVEILLANCE MÉDICALE
Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.
Profil
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.
Employeur
Présentation du GHU AP-HP.
Nord : un des grands ensembles hospitaliers de l'AP-HP, le GHU AP-HP.
Nord se compose de près de 3 600 lits, 900 000 consultations et plus de 19 000 professionnels.
Les établissements composant le GHU AP-HP.
Nord sont situés sur trois départements (75, 92, 60) : les hôpitaux Beaujon (92), Bichat Claude-Bernard (75), Lariboisière Fernand-Widal (75), Louis-Mourier (92), Saint-Louis (75), Robert-Debré (75), Bretonneau (75) et Paul-Doumer (60).
Présentation du Plan patient : L'AP-HP s'est doté d'une feuille de route « Plan patient », en se fixant pour objectif de garantir aux patients une prise en charge lisible, fluide et sécurisante.
Ce plan patient cible notamment un axe majeur autour de l'accès à l'offre de soins et à l'expertise.
Cet accès à l'offre de soins regroupe notamment :
- L'organisation de la prise de rendez-vous : offrir un accès numérique, téléphonique et physique dans chaque spécialité,
- L'information du patient à chaque étape de son parcours,
- La fluidification du parcours administratif.
Mission générale :
Le chef de projet déploiement Plan Patient contribue à la mise en uvre opérationnelle du Plan Patient du GHU Nord.
Il est responsable du déploiement, du suivi et de l'appropriation par les équipes des projets de transformation visant à améliorer l'accès à l'offre de soins, la lisibilité de l'information patient et la fluidité des parcours administratifs.
Dans un cadre stratégique défini par le GHU, il pilote opérationnellement les actions qui lui sont confiées, coordonne les acteurs locaux, accompagne les équipes de terrain et assure le suivi des résultats.
Il travaille en étroite collaboration avec les Directions des Opérations de site afin de prioriser les chantiers, organiser leur mise en uvre et sécuriser leur aboutissement.
Missions détaillées :
Le chef de projet assure le déploiement opérationnel du programme d'Amélioration de l'Accès à l'Offre et à l'Expertise (ALOE), selon les orientations définies par le GHU.
À ce titre, il est responsable d'un portefeuille de projets multi-sites et intervient comme référent opérationnel auprès des services.
Ses missions s'articulent autour de 4 axes :
- Poursuivre et consolider le déploiement de l'offre de prise de rendez-vous (téléphonique, numérique et physique).
- Améliorer la lisibilité de l'offre de soins et des modalités de contact pour les patients et les professionnels de santé.
- Assurer le suivi des indicateurs de déploiement et le reporting aux directions des opérations.
- Capitaliser, partager les bonnes pratiques et sécuriser l'inscription durable des outils dans les pratiques.
Périmètre géographique et modalités d'exercice :
Le déploiement du Plan Patient concernera prioritairement en 2026 les hôpitaux Bichat, Beaujon et Louis-Mourier.
Une présence physique régulière sur ces sites est indispensable au bon déroulement des missions (diagnostics terrain, phases de déploiement, accompagnement des équipes).
Les autres établissements du GHU sont également concernés par le périmètre du poste, avec un rythme d'intervention plus ponctuel, en fonction des priorités définies et ajustées au fur et à mesure de la mission.
SAVOIR FAIRE REQUIS :
- Rigueur, organisation et autonomie
- Conduite du changement
- Déploiement de logiciels
- Capacités d'organisation et de négociation
CONNAISSANCES ASSOCIEES :
- Connaissance du milieu hospitalier
- Connaissance du rôle de maitrise d'ouvrage pour un système d'information
- Maîtrise d'Excel, Powerpoint, Word (autonomie sur la production de documents)
SAVOIR ETRE REQUIS :
- Aptitude aux relations interpersonnelles
- Pédagogie, sens de la communication, écoute
- Prise de recul, proactivité
- Attrait pour le terrain
PRE-REQUIS :
- Formation / diplôme : bac+5 en gestion, organisation, ingénierie, informatique ou parcours soignant disposant d'une formation en gestion de projets
- Une expérience hospitalière serait appréciée (stage ou premier poste)
Informations employeur
Prénom, Nom : Nathalie CROQUELOIS Fonction : Responsable formation Courriel : [email protected]
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