Chargé.e de gestion administrative dans le domaine des bâtiments - H/F

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DATE DE PUBLICATION22/04/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURCONSEIL DEPARTEMENTAL DE HAUTE SAVOIE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
ANNECY
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
74000
 VALABLE JUSQU'AU
22/06/2024

Poste

  • Catégorie fonction publique : B

  • Localisation : ANNECY

  • Type de recrutement : Poste permanent

  • Bassin géographique : Bassin annécien

  • Durée hebdomadaire de travail : 39h00

  • Métier/Champ d'action : Affaires générales

  • Temps de travail : 100%

  • Filière / cadre d'emplois : Administrative - Rédacteur territorial

  • Grade : Tous les grades du cadre d'emploi

 

Finalité du poste / Contexte :

Accompagner les services dans leurs démarches administratives. Mettre en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l’autorité.

Assister plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.

 

Missions principales

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle des Directions Adjointes, vous serez amené.e.s à :

Gérer des dossiers :

  • Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs :
    • courriers et mails
    • notes (au Président entre autres),
    • délibérations,
    • dossiers en vue de leur présentation devant les autorités consultatives ou décisionnelles   (Ex : fiches projet et fiches Bureau pour les commissions thématiques)
  • Optimiser la qualité et les délais des procédures
  • Classer et archiver les dossiers

 

Suivre des projets et activités de la Direction :

  • Assurer le suivi administratif :
    • des opérations, depuis leur programmation jusqu’à leur achèvement
    • de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux (DEJ, DSI, DAJ…), tels que :
      • le 1% artistique,
      • les clauses d’insertion sociale,
      • les raccordements fluides,
      • les conventions
  • Assurer l’interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l’assistante de Direction par intérim,
  • Créer et renseigner des tableaux de suivi d’activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d’indicateurs de suivi (Active 3D…) 
  • Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
  • Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations
  • Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d’assistanat

 

Organiser et planifier des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels
  • Monter les dossiers nécessaires
  • Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions
  • Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion

 

Informer les usagers et les services :

  • Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
  • Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs…)
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Gérer les messageries électroniques génériques de l’unité
  • Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi)

L’ensemble de ces missions s’effectue en polyvalence avec les chargé.e.s de gestion administrative de l’Unité Coordination Administrative, ce qui présente l’avantage d’assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d’absence.

Le ou la chargé.e de gestion administrative viendra en soutien de l’assistante de Direction par intérim et sera amené.e à la remplacer en cas d’absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments et Moyens.

Profil

Profil recherché

Savoir-faire

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité
  • Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
  • Connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité et de la Direction
  • Capacité à s’intéresser à toute l’activité de la Direction
  • Connaissance de l’environnement de la Direction et des collèges
  • Très bonnes qualités rédactionnelles
  • Maîtrise des procédures administratives : gestion, instruction de dossiers, contrôle
  • Connaissance des logiciels métiers : bureautique, GED, active 3D …
  • Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
  • Capacité à mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs et outils de planification

 

Savoir-être

  • Rigueur et sens de l'organisation
  • Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail
  • Esprit de synthèse, esprit d’initiative et force de proposition
  • Ecoute active
  • Capacité à travailler en équipe, à rendre compte, à respecter les délais
  • Autonomie
  • Très bonnes qualités relationnelles et sens de la pédagogie
  • Adaptation au changement
  • Discrétion et confidentialité

 

Vos avantages en nous rejoignant

Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)

Possibilité de temps partiel 

Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et une prime sur objectifs

Possibilité de télétravail

Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)

Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d’aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)

Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

 

Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 17/05/2024 !

Employeur

Présentation de l'employeur

Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !

Chiffres-clés

Informations employeur

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