Chef de la mission d’appui administratif, comptable et achats (H/F)

Dans le cadre du fonctionnement du Pôle Patrimoine et Environnement (PPE), la mission d'appui intervient à titre de soutien administratif, comptable et d'achats publics des directions et services « métiers » (hors Laboratoire d'analyses vétérinaires et alimentaires). Par ailleurs, elle intervient également à titre d'appui de la DSIN et du CSA. Le Chef de la mission assure, dans ce cadre, l'animation, la coordination et le management d'une équipe d'une vingtaine d'agents placés sous son autorité. Il est le garant, sous l'autorité du Directeur général adjoint, de la bonne coordination dans l'élaboration et le suivi de l'exécution du budget du PPE.
Contexte de la prise de poste :
La prise de poste se fait dans un contexte d'évolution de l'organisation liée à un certain nombre de facteurs :
• nécessité d'un soutien transversal renforcé auprès des directions afin d'optimiser les moyens matériels, les services externalisés et les approvisionnements, dans une logique de qualité de service, de performance et de durabilité (notamment en matière de ménage et de vêtements de travail). A noter que le pilotage de la fonction ménage (y compris des quelques agents départementaux concernés) est intégré à la mission d'appui ;
• recherche d'une harmonisation des pratiques et d'un meilleur lissage de la charge de travail au sein de la mission d'appui.
Dans ce contexte, le Chef de la mission, après une période d'observation et de compréhension des fonctionnements et des enjeux, devra consolider cette organisation et conforter l'autonomie, tout en l'accompagnant, des équipes placées sous sa responsabilité dans les champs d'intervention qui sont les leurs.
Activités principales du poste :
• Gestion administrative et humaine :
-Encadrer les agents de la mission et superviser leur activité,
-Coordonner l'activité comptable des agents délocalisés de la Direction des routes (ARD et SARM),
-Contribuer à l'harmonisation des procédures administratives, comptables et d'achats publics entre les directions du PPE,
-Etablir et gérer les dossiers de demandes de financements pour les projets d'investissement (établissement des dossiers, gestion des conventions de financement, des appels de fonds et des contrôles des services instructeurs des financeurs),
-Rédiger les rapports aux instances départementales pour les crédits relevant de la compétence de la mission, les conventions et documents administratifs.
• Gestion budgétaire et comptable :
-Assister les directions opérationnelles / techniques du PPE dans l'établissement de leurs budgets et gérer comptablement ceux-ci,
-Participer, à titre de soutien, aux conférences budgétaires et aux réunions du réseau des correspondants budgétaires et comptables,
-Participer à la conception des outils de suivi et de gestion des budgets du PPE en lien avec la DFCGM,
-Rédiger des fiches de procédures et mettre en place des outils de suivi comptable,
-Assister les directions opérationnelles / techniques dans la rédaction des rapports budgétaires,
-Certifier le service fait et les documents de gestion comptable (certificats administratifs, main levée de retenue de garantie...),
-De façon générale, venir en appui et conseil des directions « métiers » et coordonner l'élaboration et le suivi de l'exécution du budget du PPE,
-Contrôler et garantir la qualité des prestations assurées par la mission,
-Participer aux travaux d'amélioration de la qualité comptable, notamment pour ce qui est du volet « contrôle interne comptable et financier ».
• Gestion des achats et marchés publics :
-Accompagner et venir en soutien des directions opérationnelles / techniques du PPE sur leurs procédures d'achats en lien avec le Service des marchés,
-Contrôler les lettres de commande et le respect des procédures internes de passation des marchés publics,
-Relire les pièces administratives des dossiers de consultation des entreprises des directions opérationnelles / techniques du PPE établies par le Service des marchés, en lien avec les directions concernées,
-Accompagner et venir en soutien des directions opérationnelles / techniques du PPE dans la préparation des rapports de présentation des avenants, des rapports d'analyse des offres et lors de la Commission d'appel d'offres,
-Rédiger les marchés publics transversaux ou non de fournitures et services et contrôler l'exécution des prestations,
-Collaborer au suivi administratif et comptable de l'exécution des marchés publics (mise en demeure, résiliation des marchés publics, protocole transactionnel, vérification des OS et PV de réception, actes de sous-traitance, révisions des marchés publics...),
-Encadrer les agents en charge des achats dans la planification de leur activité, l'élaboration des marchés publics et la passation des procédures en lien avec le Service des marchés.
Enfin, le Chef de la mission devra jouer un rôle majeur, en lien notamment avec la DFCGM et la DSIN, dans la réflexion et le suivi de l'évolution des outils (notamment liés aux processus comptable) et dans l'accompagnement de ces évolutions à venir auprès des équipes.