Chef·fe de service Affaires juridiques & Secrétariat général F/H

Rattaché(e) à la Directrice Générale des Services, vous occupez une fonction transversale stratégique, articulée autour de trois priorités : sécuriser, conseiller et structurer.

À ce titre, vous apportez un appui juridique opérationnel et stratégique aux élus et aux services, garantissez la fiabilité des actes et des procédures, et veillez à la qualité du fonctionnement institutionnel de la collectivité ainsi qu’à l’organisation des instances municipales.

Vous assurez également la continuité et la fiabilité de missions transversales essentielles au bon fonctionnement de la collectivité : la gestion des assurances, le suivi des commissions de sécurité, l’organisation des astreintes et le pilotage de la fonction courrier.

Enfin, vous encadrez et accompagnez la montée en compétences d’une équipe composée d’une assistante de direction et de deux agents en charge du courrier.

Missions principales

Encadrer et piloter le service Affaires juridiques et Secrétariat général

• Encadrer, organiser et animer l’activité du service ; fixer les priorités, accompagner les agent·es et contrôler l’avancement des dossiers.
• Développer les compétences de l’équipe et améliorer continuellement l’organisation.

Organiser et faire vivre les instances

• Préparer et suivre les assemblées délibérantes, commissions et autres instances.
• Coordonner la production des ordres du jour, projets de délibérations, arrêtés, notes explicatives et annexes.
• Assurer la qualité formelle et juridique des actes, le respect des circuits de validation et le suivi post‑instance (publicité, transmission au contrôle de légalité, notification, archivage).
• Apporter un appui méthodologique aux services pour la rédaction d’actes et le respect des calendriers institutionnels.

Assister les élu·es, la direction et les services

• Rédiger notes juridiques, analyses réglementaires, courriers sensibles, conventions et décisions.
• Assurer une veille juridique et la conformité règlementaire
• Apporter un appui juridique au quotidien, diffuser les bonnes pratiques
• Suivre les précontentieux et contentieux avec les services concernés et les conseils externes, assurer la validation des mémoires à destination des tribunaux.

Gérer les assurances

• Piloter les contrats d’assurance de la collectivité et veiller à l’adéquation des garanties.
• Superviser la déclaration, l’instruction et le suivi des sinistres avec services, assureurs, experts et avocats.
• Conseiller sur la prévention des risques assurantiels et les incidences indemnitaires/contractuelles.

Suivre les commissions de sécurité

• Organiser et coordonner les commissions de sécurité avec l’assistante, les services, les établissements concernés et les partenaires extérieurs.

Assurer la gestion des astreintes ville

• Élaborer et fiabiliser plannings, circuits d’alerte, procédures et outils de traçabilité ; garantir articulation entre continuité du service et information à la Direction générale.

Encadrer le suivi du courrier

• Encadrer et sécuriser la chaîne de traitement du courrier entrant/sortant : enregistrement, orientation, délais, traçabilité.
• Proposer des évolutions d’organisation et de dématérialisation pour améliorer fiabilité et réactivité.

Activités transversales

• Assister la Direction générale des services sur dossiers transversaux (cartographie des risques) et représenter la collectivité lorsque nécessaire.
• Élaborer tableaux de bord, bilans d’activité, procédures et outils d’aide à la décision.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus d’administration générale.