Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en oeuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l'école doctorale. Ses missions principales :

1. Gestion administrative des campagnes d'attribution de contrats doctoraux via les « Programmes doctoraux »

• Organisation des campagnes des « Programmes doctoraux » en lien avec leurs responsables thématiques et l'Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagne
• Assurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborer
• Organiser certains concours/auditions (exemple : le programme « Partenariats internationaux et stratégiques », « Interfaces pour le Vivant » etc.)
• Suivi des lauréats
• Bilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles

2. Gestionnaire d'une école doctorale

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure…
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formation
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'ED
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…)
• Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
• Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED
• Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
• Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, …
• Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale
• Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
• Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation

Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Conditions particulières d'exercice :
Le poste demande un exercice des missions sur deux lieux différents: au collège doctoral pour la partie programmes doctoraux et sur le lieu de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autre...)