responsable administratif et financier (H/F)

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Un responsable administratif et financier (H/F)

Cadres d’emplois des attachés territoriaux

Poste localisé au conservatoire de Châtenay-Malabry

Missions

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l’exécution budgétaire du conservatoire
• Organiser l’activité de gestion administrative, technique et d’accueil de l’établissement
• Travailler en réseau intercommunal, participer aux réunions de coordination des responsables administratifs et financiers, être porteur de projets transversaux

Activités principales 

Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement

• Gérer le courrier
• Rédiger les rapports d'activités
• Établir les statistiques
• Renseigner les dossiers d'enquêtes
• Préparer le conseil d'établissement
• Élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition
• Contrôler et formalise les conventions de partenariats pédagogiques
• Élaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS

Participer à la gestion du budget de l'établissement

• Participer à l'élaboration du budget
• Suivre l'exécution du budget
• Gérer les demandes de subventions
• Assurer le suivi des achats
• Réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande

Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement

• Conduire les entretiens professionnels
• Tenir à jour le planning des congés
• Planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques
• Coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire
• Piloter la procédure d'inscription des élèves
• Superviser la procédure des affectations
• Gérer les listes d'attentes
• Veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles
• Superviser l'organisation administrative et matérielle des examens et des jurys
• Participer aux instances de concertation pédagogique

Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs

• Veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil ....)
• Superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours
• Superviser la gestion du planning de location des salles

Référent qualité "Certification Qualiville"

• Animer les protocoles d'accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l'accueil
• Participer à la rédaction et à la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement
• Réaliser les autocontrôles
• S’assurer du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité
• Rendre compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d'équipement
• Identifier les possibilités d'amélioration

Organiser l'organisation logistique des évènements en partenariat avec les responsables des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions)

• Mobiliser l'équipe technique

Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'établissement public territorial

• Garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel

Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines

• Gestion des contrats des intermittents (Guso)