Responsable archives Intermédiaires - Records management H/F

A l'écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des missions d'intérêt général en appui des politiques publiques nationales et locales : financement du logement social, développement des entreprises, transition écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le développement économique du pays et de tous ses territoires, le Groupe se distingue par un positionnement unique : laisser le temps à l'innovation et à la croissance durable.

Pour être toujours plus performante et s'adapter à un contexte en constante évolution, la Caisse des Dépôts se transforme. A cette fin, elle a notamment créé la DOT, la Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation opérationnelle.
 La DOT s'est donnée pour promesse de service de « déployer pour chaque métier et chaque fonction transverse une excellence opérationnelle garante de la performance, de la sécurisation et de la résilience de la Caisse des Dépôts, renforcée par la transformation du modèle opérationnel et s'appuyant sur la transformation managériale ».

Cette promesse s'incarne dans des ambitions qui, dans chacun des métiers qu'elle exerce, contribuent à l'excellence opérationnelle et à l'action déployée par la Caisse des Dépôts en faveur de la transformation écologique, des souverainetés et de la cohésion sociale et territoriale.
 Pour être au rendez-vous de ses ambitions et ainsi se mettre pleinement au service des objectifs stratégiques de la Caisse des Dépôts, le Comex de la DOT a résolument engagé les managers de la Direction :
 • à orienter leur action sur la recherche du résultat et à jouer collectif,
 • à transformer leurs activités pour leur donner toujours plus d'impact, en faire la preuve, et obtenir grâce à cela la reconnaissance de leurs parties prenantes.
 Au sein de la DOT, la direction de l'immobilier et de l'environnement de travail est chargée d'assurer la maintenance et la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la maîtrise des risques physiques et environnementaux, la fourniture des services logistiques à l'occupant, la gestion des archives de l'Etablissement public (EP) ainsi que la restauration de l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs.

Le département « Archives » situé au 15 quai Anatole France à Paris ainsi que sur le site de Blois, compte 22 collaborateurs répartis en 3 unités :
 -  Archives historiques dédiées au traitement, à la conservation, la communication et la valorisation des archives définitives (patrimoniales et de direction), quel que soit leur format ;
 -  Archives intermédiaires/Records Management (RM) en charge de l'élaboration de stratégies de gestion documentaire basées sur les principes du RM et d'apport de solutions de conservation physique et numérique
 -  Centre des archives de Blois en charge de la gestion de la conservation et la communication des archives physiques.
 
 Le département établit les politiques de gouvernance documentaire numérique et physique applicables à la Caisse des Dépôts et accompagne leur mise en œuvre par les directions de l'établissement. Il intervient en appui des stratégies et projets des directions.

MISSIONS
Le poste se trouve au sein de l'unité « Archives intermédiaires/Records management » (SDI530), constituée de 6 personnes, et est placé sous l'autorité de la responsable du département des archives.

•  Contribuer à l'élaboration et la mise en œuvre de la politique d'archivage à

travers le Records managemen t, ainsi que de la  politique de collecte des archives intermédiaires . Vous coordonnez les activités :

• Liées aux relations avec les services producteurs d'archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration et mise en œuvre des outils du records management.

 Dans le cadre des réflexions et projets des directions, vous conduisez des études RM et définissez les stratégies de gestion et conservation numérique et physique des documents d'activité et des archives. Vous élaborez en concertation avec la direction des SI la vision cible du SI documentaire, et contribuez à l'intégration des problématiques d'archivage dans la stratégie digitale de l'EP. Vous veillez à faire évoluer la politique d'archivage (PA) en fonction des enjeux de l'EP et de l'évolution du cadre normatif, et veillez à l'adéquation fonctionnelle des solutions avec l'offre de services en cohérence avec la PA. Vous conduisez le changement lors de la mise en place de nouveaux services et veillez à la définition des processus et à la rédaction des procédures.

Dans le cadre de la collecte, et notamment du projet Campus (déménagement des directions parisiennes sur un site unique à l'horizon 2027), vous pilotez votre équipe dans l'accompagnement des directions de l'EP pour la sélection et la gestion des documents engageants, dans la collecte et le contrôle de ces archives et dans les différentes opérations liées à leur transfert.
 Lors de recherches portant sur des archives intermédiaires, vous apportez ponctuellement votre expertise sur le classement des fonds et leur référencement dans l'outil de gestion et le SAE.

• Liées à l'animation de la filière RM et des référents au sein de l'Etablissement public (comités, actions de communication), et à l'administration des outils de conservation (référentiels, SAE, progiciel de gestion documentaire).

•  Manager l'équipe : vous pilotez l'activité, fixez les objectifs, évaluez, participez au développement des compétences (accompagnement métier, plans de formation...;), recrutez et animer le collectif. Vous définissez les priorités et suivez les actions de l'unité inscrites dans la stratégie du département et de la direction ; vous veillez à la gestion des moyens financiers et matériels de l'unité et contribuez à l'élaboration du budget du département ;
 •  Collaborer en synergie avec les autres responsables du département, avec les directions métiers et les acteurs SI, juridique et risque. Vous assurez un reporting (élaboration de KPI...;) régulier à la responsable de département.

 Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez, par exemple participer à des projets transversaux liés à votre activité.