Secrétaire médical - Pool de suppléance

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent.
L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV.
Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.
Poste éligible au dispositif ADN Talent.
LE POSTE :
Conditions de travail
Horaires : temps de travail journalier 7h30 - amplitude horaire 7h30-18h30 - Horaires coupés ou continus selon plannings prévus et en fonction des postes tenus
Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur, exigence d'un accueil de qualité des patients
Rattachement hiérarchique :
Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur
Niveau 3 : la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et de l'innovation

Relations professionnelles :
Dans les services : l'ensemble des collègues, le personnel médical et soignant.
Dans l'établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.
En dehors de l'établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.
Vos activités
Hors remplacements :
- Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.
Remplacements :
Accueil physique
- Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
- Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation
Accueil téléphonique
- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
- Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.
Gestion des sorties
- Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation.
- Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies.
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Programmations opératoires
- Programmation des interventions et hospitalisations
Frappe
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
- Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.
Tâches administratives
- Préparation et participation éventuelles à des réunions.
- Tableaux de garde.
- Gestion des fournitures de bureau.
- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).
- Commandes de fournitures, imprimés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme :
BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux
Savoir-faire :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Connaissances requises :
Connaissances opérationnelles : bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de sante, organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Connaissances générales : réglementation des archives
Connaissances approfondies : Secrétariat, vocabulaire médical