Secrétaire médicale - Pédiatrie générale

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Présentation synthétique du groupe hospitalier
Le DM'UP est un DMU de taille moyenne.
Il comprend environ 900 personnes travaillant pour des enfants hospitalisés sur trois sites avec une capacité totale d'accueil de 195 lits d'hospitalisation conventionnelle et 44 places d'hospitalisations partielles.
Les activités en hospitalisation conventionnelle et partielle représentent respectivement environ 22.000 et 12.000 séjours.
On compte environ 170.00 passages aux SAU et 38.000 consultations par an.
Son budget annuel est d'environ 70 M.

Le DMU est uniquement dédié à la pédiatrie médicale.

Il comprend tous les services de prise en charge des pathologies aiguës de l'enfant du GH et la plupart des surspécialités (toutes sauf la neurologie et l'hématologie).
Il a donc une grande homogénéité thématique réunissant des personnes ayant les mêmes formations, soignant les mêmes patients, travaillant ensemble depuis longtemps, enseignant les mêmes catégories d'étudiants et ayant des sujets de recherche complémentaires.

SERVICE

PRESENTATION

Situé au point vert + 4, le service est réparti en 3 secteurs modulables selon les périodes endémiques de 35 à 40 lits.
Des enfants de tout âge sont accueillis avec en pathologies principales : pathologies respiratoires, digestives, infectieuses et tropicales, rhumatismales, neurologiques, et maladies chroniques, drépanocytose.

Sont accueillis aussi dans le service, des enfants convoqués par les médecins exerçant dans le service ainsi que ceux des autres services du Pôle Pédiatrie Médicale.

COMPOSITION DE L'EQUIPE

- 1 Chef de service : Pr A.
FAYE
- 2 PU PH
- 4 PH
- 3 Chefs de Clinique +/- 1-2 Assistants / PHC / Dr Junior
- 2 Cadres de santé
- 3 Secrétaires médicales
- 1 secrétaire hospitalière
- 1 Assistante sociale
- 1 Psychologue

- Internes :
3 DES de pédiatrie
3-4 DES de médecine générale
1 DES de pédiatrie inter-CHU
2 FFI
Et rattachés au service :
2 internes dermatologie
1 interne rhumatologie
2 internes infectieux
- 15 à 20 externes pour des périodes de 2 à 3 mois pendant l'année scolaire, « super externes-FFI » pendant 1 mois en été.

LIAISONS

HIERARCHIQUES DIRECTES

- Coordonnateur général des soins : Mme V.
TANGUY
- Cadre Paramédical de pôle : M.
D.
CLAVEQUIN
- Cadre administratif de DMU : M.
S.
TAFFIN
- Cadre supérieure : Mme F.
CONILLEAU
- Cadres de santé : Mme A.
RENAUD, Mme P.
NERIS
- Cadre AMA : Mme K.
DA-SILVA

Missions Permanentes

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles
- Réception et filtrage des appels téléphoniques
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
- Programmation et suivi des demandes de 1ères consultations via la plateforme Lorah et participation, une fois/semaine, à la lecture et à l'étude des nouvelles demandes pour la rhumatologie
- Prise de rendez-vous ; rappel des patients non venus et des perdus de vue
- Gestion des mails des patients et des professionnels
- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : frappe, mise en page, corrections, vérification des correspondants, ajout des examens complémentaires selon une procédure en annexe, avant leurs validations par les seniors, et envoi par LIFEN
- Aide à la mise à jour des comptes rendus selon une procédure spécifique
- Tenue d'un tableau de suivi des comptes rendus
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Numériser les examens et courriers dans ORBIS
- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
- Classement d'examens et de courriers
- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
- Traitement des courriers, dossiers, documents (numérisation, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Traitement des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service des usagers
- Attention particulière :
o au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus afin d'assurer la continuité de la mission de service, aussi en cas d'absence d'une AMA
o au suivi du volume des demandes en attente et non traitées en cas de besoin

Missions spécifiques au secrétariat du chef de service
- Gestion de l'agenda
- Saisies des gardes et astreintes médicales, congés et formation sur le logiciel Chronos
- Préparation de l'arrivée des internes et externes (planning, programme des cours, livret d'accueil, ECOS, accueil)
- Organisation de DIU, de CCO
- Organisation de réunions

Missions Ponctuelles
- Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences
- Participation aux réunions des AMA
- Participation à la réunion de service

QUOTITE DE TRAVAIL

100%

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires de travail : Travail de semaine en 7h ou 7h30 par jour
Détails : 25 congés annuels 15 RTT (si 7h30/jour)
Repos samedi Dimanche et jours fériés

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Sens des responsabilités, capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative et critique
- Excellente maîtrise de l'orthographe
- Bonne expression écrite et orale
- Assiduité et respect des horaires de travail
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- Sens de l'organisation
- Travail en équipe pluridisciplinaire, écoute, disponibilité
- Rigueur dans le travail
- Respect d'autrui, du secret professionnel et sens du service public
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
- Respect et suivi des procédures
- Utiliser les outils et les logiciels du métier : Word, Power point, Excel, Outlook, dictée vocale VOCALSOFT, ORBIS, LIFEN, TAMINO, GDM, LORAH

Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Orbis, Lifen, GDM, Lorah
- Connaissance du vocabulaire spécifique aux disciplines
- Accueil, communication
- Droit des patients, dossier patient, secret médical
- Formation continue institutionnelle : gestes d'urgence, incendie
- Formation continue en lien avec le poste
- INTRANET
- Motivation pour travailler en pédiatrie
- Expérience antérieure en pédiatrie appréciée

PRE-REQUIS

Baccalauréat ou baccalauréat professionnel de secrétariat ou titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale (niveau IV) ou attestation de compétences.

EVOLUTION DE CARRIERE

Formation continue en lien avec le poste
Concours AMA