ADJOINT ADMINISTRATIF Pôle Accueil - Recrutement

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Mission principale du service :
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (Attachée d'Administration Hospitalière, DRH, Directeur des soins) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, .
.
.
).
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers.

Composition des services (postes) :
DRH - DS
1 DH 1 DS
1 AAH
1 ADCH
1 Ingénieur hospitalier
8 Adjoints Administratifs

Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint en charge des Ressources Humaines, Directeur des soins et Attachée d'Administration Hospitalière
Le poste est Bi sites, affectation principale sur le site d'Etampes.

Missions principales :
- Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines et du Directeur des soins
- Gestion du courrier postal
- Gestion des courriels
- Gestion des appels téléphoniques
- Saisie, mise en forme de divers documents (courriers, rapports,
convocations), reproduction, scan et diffusion
- Gestion des candidatures
- Gestion des recrutements : constitution, préparation des dossiers de recrutement et saisie dans le logiciel c.
page, édition des contrats.
- Préparation différentes réunions et réalisation des comptes rendus
(CSE- CSIRMT)
- Gestion des demandes d'intérim PNM
- Etablissement des analyses d'intérim sur différentes années
- Vérification et envoi des bordereaux d'heures aux agences d'intérims
- Vérification et mise à la signature des contrats de mission d'intérim
- Préparation de la garde d'astreinte week-end et semaine pour les Administrateurs de garde

Missions et activités du poste :
- Accueil, information et orientation des personnels de l'établissement
- Liaison avec le secrétariat de Direction
- Gestion des demandes de réservation des salles de réunion
- Classement et archivage des documents et informations (format papier et numérique)
- Appui administratif ponctuel auprès de l'Attachée d'Administration Hospitalière (CAPL Elections concours sur titre)
- Gestion administrative des mouvements de grèves
- Gestion administrative des dossiers disciplinaires
- Rédaction, mise en forme et diffusion des notes d'informations et de services
- Préparation administrative des concours
- Rédaction, mise en forme et diffusion des Appels à candidatures internes et externes
- Gestion des commandes mensuelles de fournitures DRH-DS
- Saisie des heures supplémentaires sur hublo

Relations les plus fréquentes dans le cadre de ces missions :
- Directeurs Adjoints
- Directrice des Soins
- Cadres de santé
- Agents de l'extérieur
- Agents de la DRH
- Agents du CHSE

Cadre réglementaire :
Statut de la Fonction Publique Hospitalière Décret n° 91-155 du 6 février 1991 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière
Décret n° 2022-820 du 16 mai 2022 modifiant les dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière

Conditions d'exercice :
Poste à temps plein du Lundi au Vendredi 09h30-17h00
Télétravail exceptionnel (rédactions instances CSIRMT/CSE)
Possibilité de déplacement entre les deux sites de l'établissement

Pré-requis :
Maîtrise de la langue française et de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point, Cpage)

Savoir-faire:
Compétences théoriques
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de
l'établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Capacité d'organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
Savoir-faire comportementaux
- Discrétion, sens de la confidentialité,
- Bon relationnel, bonne présentation,
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Bonne capacité de résistance au stress

Savoir-être :
- Bonne expression orale et écrite
- Sens du contact ; très bon relationnel
- Discrétion et respect du devoir de réserve
- Sens des priorités et gestion des urgences
- Rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Disponibilité et réactivité
- Polyvalence et adaptabilité

EPI obligatoires :
Masque chirurgical en période de fortes épidémies (COVID, Grippes, autres)

Contraintes physiques du poste:
Travail sur écran
Station assise prolongée

Contraintes psychiques du poste :
Bonne gestion du stress et du temps de travail
Gestion et priorisation des demandes