Adjoint au chef des services généraux de proximité F/H

Aux côtés et sous l'autorité du Chef des services généraux de proximité du site de Pey Berland (PJJ), l'adjoint coordonne et assure le suivi des activités relevant des domaines suivants :
Logistique
• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion du courrier ;
• Manutention et déménagement ;
• Entretien des locaux ;
• Réalisation de diverses aides logistiques ;
• Gestion de l'équipement général des services centraux ;
• Expertise et appui sur les questions logistiques au bénéfice des structures, y compris lorsqu'elles sont autonomes ;
• Aide à l'organisation des évènements, notamment sur les volets audiovisuel et informatique ;
• Gestion des déchets ;
• Ouverture et fermeture des locaux.
Maintenance
L'adjoint coordonne les opérations de maintenance de premier et de second niveau réalisées en régie, ainsi que le pilotage des opérations de maintenance externalisées.
Les services généraux de proximité sont également en capacité d'engager et de coordonner des petits travaux immobiliers, tous corps d'état, relevant du locataire, pour un montant pouvant atteindre 40 000 € HT.
Les travaux relevant du propriétaire sont, quant à eux, pris en charge par la Direction immobilière (DI).
Afin de l'accompagner dans les opérations de maintenance de premier et de second niveau, l'adjoint s'appuie sur l'assistante du service, chargée de la prise en compte et du suivi des demandes d'interventions techniques.
Il encadre également un agent de maintenance, présent sur le site PJJ trois jours par semaine, les deux autres jours étant consacrés au Campus Victoire.
Lorsque les opérations de maintenance présentent un niveau de complexité supérieur ou ne peuvent être prises en charge par les moyens techniques du service, il peut solliciter la plateforme multitechnique pilotée par la Direction immobilière, dans le cadre d'une relation de type « client (DSO) / prestataire – plateforme de maintenance (DI) ».
En lien avec l'assistante du service, il assure la gestion des tickets de demandes d'intervention, en veillant notamment à la qualité de la communication avec les demandeurs et à la bonne résolution des sollicitations.
Management
En complément de l'encadrement de l'équipe technique, l'adjoint exerce la responsabilité hiérarchique des agents du pôle « Services de proximité » présents sur le site, soit six agents de catégorie C.
À titre indicatif, le site PJJ représente une surface de 6 000 m² répartie sur deux bâtiments.
ACTIVITÉS ESSENTIELLES
L'adjoint au chef des services généraux de proximité F/H:
• Planifie et coordonne les missions des agents de l'équipe en matière de logistique et de services généraux : accueil, courrier, surveillance, entretien, gestion des stocks, organisation des évènements, gestion des déchets, ouverture et fermeture des bâtiments, sécurité des personnes et des biens.
• Assure le management des agents placés sous son autorité : répartition des activités, suivi de la formation et du développement des compétences, régulation des dysfonctionnements et des éventuels conflits, suivi administratif des agents (congés, absences, entretiens professionnels, formations, etc.).
• Assiste le chef des services généraux de proximité du site dans sa mission de dialogue de proximité renforcé auprès des usagers. Pour les questions logistiques et de maintenance, assure l'interface entre les utilisateurs et les agents des services (transmission des informations, orientation, conseils, suivi de l'activité) et veille à la bonne communication relative au traitement et au suivi des demandes.
• Seconde et représente le chef des services généraux de proximité auprès des interlocuteurs externes (partenaires, fournisseurs) dans les différents organes et commissions intervenant dans la vie quotidienne de l'établissement. Assiste et conseille sa hiérarchie.
• Rédige des actes administratifs divers : comptes rendus de réunions ou de commissions, suivis de projets, dossiers de demande auprès des administrations, courriers divers (mairie, entreprises, services extérieurs, etc.). Élabore des rapports, des bilans et des tableaux de bord afin d'assurer le suivi des activités.
• Coordonne les activités de nettoyage. Planifie les besoins en personnel, supervise l'approvisionnement régulier en produits et matériels, gère les stocks, définit les plans de nettoyage et de remise en état et veille à leur mise en œuvre.
• Assure la gestion des achats nécessaires au fonctionnement du service logistique et estime le coût des opérations logistiques.
• Avec l'accord du chef des services généraux de proximité, engage les dépenses, effectue les engagements juridiques, constate les services faits et assure le suivi financier de l'exercice en cours.
• En lien avec le chef des services généraux de proximité, construit et exécute le budget du service consacré aux activités logistiques et propose, le cas échéant, les rectifications nécessaires en cours d'exercice.
• Seconde le chef de service dans la gestion administrative des agents placés sous son autorité (entretiens professionnels, fiches de poste, absences, congés, contribution au choix des formations, promotions, etc.). Organise les réunions d'équipe et en assure le suivi.
• Seconde le chef de service dans la préparation et le suivi des marchés, contrats et conventions. Participe aux travaux de la commission technique compétente pour les différents marchés de logistique (nettoyage, mobilier, fournitures administratives, produits d'entretien, etc.) et de maintenance.
• Propose au chef des services généraux de proximité des améliorations de service ainsi que des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure.
• Assure l'interface et le suivi des prestations réalisées par les entreprises intervenant sur le site dans les domaines de la logistique, de l'audiovisuel, de l'informatique et de la maintenance.
• Veille au respect et fait respecter la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité au travail, notamment en s'assurant de la dotation et du port des équipements de protection individuelle.
• S'assure de la bonne gestion des stocks : entreposage, catalogage et inventaire.