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Assistance administrative - Secrétariat des élus - H/F

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DATE DE PUBLICATION	17/04/2024	TYPE DE CONTRAT	Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR	CONSEIL DEPARTEMENTAL DE HAUTE SAVOIE	CATÉGORIE	C
LIEUX DE TRAVAIL	ANNECY	SALAIRE	Non communiqué
CODE POSTAL	74000	VALABLE JUSQU'AU	17/06/2024

Poste

Catégorie fonction publique : C
Localisation : ANNECY
Type de recrutement : Poste permanent
Bassin géographique : Bassin annécien
Durée hebdomadaire de travail : 39h00
Filière / cadre d'emplois : Administrative - Adjoint administratif territorial
Métier/Champ d'action : Affaires générales
Temps de travail : 100%
Filière / cadre d'emplois : Administrative - Adjoint administratif territorial

Finalité du poste

Au sein du Secrétariat des élus, constitué d'une équipe de deux agents placés sous l'autorité hiérarchique du Responsable, qui a pour mission d'apporter une assistance administrative à l'ensemble des Conseillers départementaux dans l'exercice de leur mandat.

Missions principales

Assurer la diffusion d'informations de toute nature, notamment celles émanant d'associations ou d'organismes regroupant des élus (ADF, ANEM, ADM 74, IFET, etc.) ;
Assurer, en lien avec les Directions et Services concernés, un suivi ponctuel de certains dossiers pour les élus et le suivi d'interventions auprès de collectivités, d'associations, et d'administrés au niveau cantonal ;
Assurer la distribution, en lien avec la Direction de la Communication, de lots pour les manifestations organisées sur les cantons des élus ;
Assurer la gestion des parapheurs pour la signature des Conseillers départementaux et du courrier reçu pour les élus. Gestion et remboursement des frais de déplacement et de mission des élus ;
Organisation les déplacements pour les Élus (réservation de billets de train, chambres d'hôtel)
Traiter les remboursements des frais de déplacement et de mission des élus ;
Assurer le suivi et la gestion de la représentation des élus de l'Assemblée au sein de divers organismes extérieurs.

Profil

Profil recherché

Bonnes connaissances de l'Institution (fonctionnement, organisation)
Connaissance des applications métiers Dotelec, Actes décisionnels et Représentations, MEM Courrier (Maarch) et Adobe Acrobat appréciée
Maîtrise des techniques de secrétariat, en faisant preuve de discrétion et de confidentialité
Très bonne maîtrise de l'outil informatique (Suite office, publipostage, GED, SEDIT, i-Parapheur)

Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte : disponibilité horaire ponctuelle liée à la présence des élus et au rendu de travaux de secrétariat urgents.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité ? Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme et votre esprit d'équipe ? L'une de vos principales qualités est votre sens de l'organisation ? Alors ce poste est fait pour vous est nous attendons votre candidature avant le 26 avril 2024 !

Employeur

Département de la Haute Savoie

Le Département, qui s’appuie sur plus de 3000 agents, accompagne les Haut-Savoyards au quotidien, dans toutes les étapes de leur vie. Porteur de dynamisme, il maintient un haut niveau d’investissement pour que les services publics répondent au mieux aux préoccupations des habitants du Département. Ainsi, fort de son implication auprès des Haut-Savoyards et des agents, le Département s’engage pour garantir les solidarités, animer, aménager et préserver le territoire. Travailler au sein du Département, c’est rejoindre une équipe pluridisciplinaire, investie dans les actions du territoire : solidarité, action sociale, culture, sport, environnement, collèges, voirie départementale … afin de participer à l’évolution et la construction d’un des départements les plus attractifs de France.

Le petit plus ? Un terrain de jeux exceptionnel et les plus beaux espaces naturels sensibles à portée de main.