ASSISTANTE DE DIRECTION - RESSOURCES MATERIELLES

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Organiser pour le Directeur et ses adjoints la réception, le traitement et la circulation de l'information.
Gérer les agendas respectifs du Directeur et de ses adjoints.
Assurer le lien entre le Directeur Coordonnateur, ses Directeurs Adjoints, les responsables de services et les agents.

ACTIVITES MISSIONS
- Accueil physique et téléphonique,
- Traitement des données et transmission des informations,
- Prise de notes, mise en forme de courriers, mails, diaporama, documents divers,
- Gestion des agendas : Prise de rendez-vous et planification de réunions,
- Organisation de réunions : Réservation de salle, organisation logistique, invitation, prise de note et élaboration d'un compte-rendu,
- Préparation des dossiers pour les réunions,
- Réception et acheminement de courrier pour l'ensemble des services de la Direction des Ressources Matérielles,
- Gestion des plannings,
- Elaboration et mise à jour de tableaux d'étude et de suivi,
- Gestion des stocks et fournitures de bureau,
- Rangement et archivage des documents,
- Répondre aux sollicitations diverses des services.

LISTE DES SAVOIRS : Savoir-faire, Savoirs, Savoir-étre

- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu.
dossier.
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),
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat,
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,
- S'exprimer en face àface auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe pluridisciplinaire /en réseau et savoir adapter son comportement,
- Utilisation de TEAMS, Sam FM, Blue Kango, Aghir Pl@nning, SESAME, etc.
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- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'information et de Communication (TIC),
- Rigueur,
- Organisation,
- Diplomatie
- Dynamisme.

Diplôme/Formations :
- Baccalauréat
- BTS Assistante de Direction.

Pré requis pour exercer le métier :
- Expérience souhaitée

- Horaires/Rythme : Horaires de journée : 08h00 - 17h00

Relations professionnelles les plus fréquentes :
Directeurs, Directeurs adjoints, Responsables de services, Agents logistique, Assistantes de Direction des différentes Directions fonctionnelles.