Responsable administratif et financier du SUAPS F/H

Le SUAPS est piloté par une directrice enseignante d'EPS (éducation physique et sportive) et un(e) responsable administratif et financier (RAF) placé(e) sous son autorité fonctionnelle et sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe de la vie universitaire. Le service est composé d'une trentaine d'agents aux statuts et métiers variés (logistiques, administratifs et financiers, maîtres nageurs sauveteurs,...) exercant sur des sites différents au sein des campus bordelais. Le budget d'environ 3,5 millions d'euros repose pour les activités inter-établissement sur un modèle économique défini dans une convention cadre avec les établissements partenaires
L'université de Bordeaux vient de se doter d'un schéma directeur du sport 2025-20230, elle est par ailleurs engagée dans une démarche Healthy campus et est reconnue université promotrice de santé. Enfin elle a défini depuis plusieurs années des ambitions fortes en matière de transitions sociétales et environnementales.
C'est dans ce contexte que s'inscrivent les missions de le/la RAF qui, auprès de la directrice du service, assure le pilotage, l'organisation, la gestion et l'optimisation des moyens à disposition (humains, financiers, techniques, équipements sportifs) en lien avec la DVU et le pôle patrimoine et environnement notamment.
Management
• Vous dirigez et animez une équipe d'environ 25 agents aux statuts et métiers variés, avec l'appui de 2 cadres intermédiaires (un cadre technique et un coordonnateur des activités de natation). 9 agents de catégorie A, B et C sont en lien hiérarchique direct.
• Vous organisez un plan de formation adapté aux différentes fonctions des agents, en lien avec la DRH afin de professionnaliser les équipes.
• Vous élaborez le plan de gestion des emplois annuellement en lien avec la DVU.
Pilotage et coordination de projet
• Vous coordonnez et assurez le suivi global du schéma directeur du sport de l'université, avec l'appui d'une chargée de projet. Vous vous assurez de sa mise en œuvre au sein du SUAPS.
• Vous contribuez à la mise en place d'une gouvernance du sport au sein de l'établissement avec l'appui du pôle FIPVU et de la direction des affaires juridiques. Puis en assurez l'organisation et le bon fonctionnement.
• Vous êtes garant de la bonne gestion des moyens attribués au service en cohérence avec les missions et objectifs fixés par la direction et la politique de l'établissement.
• Vous assister et conseillez votre hiérarchie et la direction pédagogique du service dans les domaines financiers, administratifs et techniques.
• Vous mettez en place des outils d'aide à la prise de décision.
• Vous assurez le reporting aux différentes instances.
• Vous dotez le service d'outils de gestion adaptés et performants.
• Vous assurez le développement de la communication en lien avec la DVU et la direction de la communication.
• Vous mettez en place les actions nécessaires pour développer les partenariats avec l'appui de la directrice et des directeurs adjoints du SUAPS et de la direction des affaires publiques et des territoires (DAPT).
• Vous contribuez à la réalisation de rapports et études, répondez aux enquêtes, évaluations sur l'organisation et les moyens de la structure.
Finances
• Vous établissez et proposez le budget du service (environ 3,5 M€), contrôlez sa répartition et son exécution, en lien avec la direction des finances et la DVU. Vous faites le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes.
• Vous produisez des bilans financiers et tableaux de bord.
• Vous êtes force de proposition pour garantir le modèle économique.
• Vous assurez le respect de la politique d'achat en lien avec le service des achats.
• Vous mettez en œuvre les actions nécessaires pour assurer le réalisation des recettes prévisionnelles et leur développement.
• Vous assurez le suivi des tableaux de bord hors outil métier à des fins de facturation.
Administration et juridique
• Vous organisez les conseils, réunions, mettez en ligne les documents, envoyez les convocations, émargez en séance et produisez les compte rendus et procès-verbaux.
• Vous assurez le recrutement des services civiques et leur suivi dans les applications dédiées.
• Vous saisissez les heures d'enseignement et en assurez le suivi mensuel dans le logiciel (SGSE).
• Vous contrôlez l'application des règles et procédures administratives et les faites évoluer.
• Vous assurez la sécurité juridique et la rédaction des conventions et contrats juridiques types en lien avec la direction des affaires juridiques de l'université.